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El video es clave para los planes de continuidad de negocios contra el coronavirus

La continuidad del negocio en tiempos de coronavirus requiere video para apoyar los mandatos de trabajo remoto. Conozca los beneficios de las videoconferencias y las mejores prácticas para las reuniones de video entre empleados remotos.

La velocidad y el alcance de la propagación del coronavirus, o covid-19, ha obligado a las organizaciones a responder rápidamente a las interrupciones en los viajes y permitir a los empleados trabajar desde casa. Como resultado, los cierres y las estrategias de trabajo remoto, que incluyen un mayor uso de la videoconferencia, continúan creciendo.

Las organizaciones que ya permiten el trabajo remoto o lo están exigiendo debido al coronavirus están buscando encontrar aplicaciones que integran conferencias de audio, videoconferencias y uso compartido de pantalla en una sola aplicación unificada como un requisito básico mínimo para la continuidad del negocio.

Estudio muestra crecimiento de aplicaciones

Incluso antes del golpe del coronavirus, el estudio Workplace Collaboration 2019-2020 de Nemertes mostró que la adopción de aplicaciones para reuniones está creciendo rápidamente. El estudio, basado en datos recopilados de más de 630 organizaciones en América del Norte, Europa, Asia y Australia, mostró que el 51,3 % ya usa una aplicación para reuniones, mientras que otro 29,2 % planea adoptar una para fines de este año.

Los impulsores para las aplicaciones de reunión incluyen lo siguiente:

  • Ahorro de costos al integrar servicios de conferencias web y de audio anteriormente separados;
  • Modelos que permiten a los grupos de trabajo probar aplicaciones de reuniones con video de forma gratuita;
  • Soporte WebRTC, que permite que las aplicaciones funcionen fácilmente dentro de los navegadores, sin necesidad de complementos o aplicaciones aprobadas por TI; y
  • Disminución de los costos y mayor facilidad de uso, como la reducción de los largos tiempos de inicio asociados con las plataformas de videoconferencia anteriores.

La estrategia del enfoque en video y trabajo remoto ofrece beneficios

Quizás lo más importante es la disponibilidad generalizada de aplicaciones habilitadas para video y la naturaleza de “primero video” de la mayoría de los servicios de reuniones que priorizan el video sobre otros tipos de contenido.

El video mejora la experiencia laboral remota al crear un mayor nivel de compromiso entre los participantes de la reunión. A diferencia de las conferencias de audio solamente, el video permite a las personas compartir comunicaciones no verbales y, a menudo, reduce las distracciones y la multitarea durante las llamadas a medida que mejora la interacción. Las organizaciones encuestadas que adoptaron aplicaciones de reunión habilitadas para video informaron los siguientes beneficios comerciales:

  • 21 % de ganancias medidas en productividad;
  • 6 % de duración reducida de la reunión;
  • 5 % ahorró dinero al reducir los viajes y pasar a servicios de menor costo; y
  • Aumento de ingresos del 7 % al optimizar las llamadas de ventas a través de video.

Cómo prepararse para el trabajo remoto usando video

Para utilizar con éxito el video para el trabajo remoto, los líderes de TI y empresariales deben centrarse en lo siguiente:

  • Asegure el rendimiento adecuado de la red, lo que incluye proporcionar a los empleados herramientas para medir el rendimiento de la red Wi-Fi doméstica y financiar actualizaciones de la red doméstica y servicios de internet de mayor velocidad.
  • Proporcione las mejores prácticas para iluminación y fondos para mejorar la calidad de la experiencia de video. Si el proveedor de la reunión ofrece fondos virtuales o desenfoque de fondo, considere usar esas funciones, pero tenga cuidado de aprovisionar computadoras portátiles y PC que las admitan.
  • Proporcione auriculares o teléfonos con altavoz que brinden experiencias de audio de alta calidad con cancelación de ruido.
  • Establezca un programa de concientización y adopción de usuarios para capacitar a las personas sobre cómo usar la aplicación de reuniones. Es fundamental contar con un compromiso ejecutivo para el uso del video.
  • Desarrolle una cultura en torno al video que elimine la formalidad en el uso diario. No se preocupe si hay un desastre en el fondo, si el empleado está en una camiseta o si las mascotas están deambulando en el fondo.
  • Considere actualizaciones de la cámara web o los sistemas ejecutivos que ofrecen una mejor calidad de video.
  • Integre el servicio de reuniones con otras aplicaciones comerciales, especialmente aplicaciones de colaboración en equipo, para garantizar que las reuniones se lleven a cabo en el contexto de los espacios de equipo para permitir la captura de notas y el intercambio de archivos.
  • Planifique aprovechar las funciones emergentes habilitadas para IA que permiten tomar notas, identificar elementos de acción y respaldar la transcripción de reuniones.
  • Extienda las aplicaciones de reuniones a clientes, prospectos, proveedores y socios para eliminar la necesidad de confiar en puentes de audio y obtener los beneficios del video en todas las operaciones comerciales.

Un enfoque proactivo para permitir el apoyo a las reuniones de video es más crítico que nunca para apoyar la continuidad del negocio durante pandemias, desastres naturales u otras interrupciones en el lugar de trabajo. Ahora es el momento de aprovechar las reuniones habilitadas para video para mejorar la productividad, ahorrar dinero y potencialmente aumentar los ingresos.

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