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El diseño de las grandes salas de videoconferencia ve un crecimiento renovado

Los sistemas de videoconferencia para salas grandes están experimentando un crecimiento renovado, a medida que los mandatos corporativos, la demanda de los empleados y las mejoras de productividad impulsan las implementaciones empresariales.

Si bien gran parte del bombo en el mercado de las videoconferencias se trata de llevar la tecnología a salas pequeñas y espacios de reunión, las salas grandes están preparadas para el mayor crecimiento. De acuerdo con un estudio de Nemertes Research sobre comunicaciones visuales y colaboración, más de un tercio de las organizaciones planean expandir las implementaciones de videoconferencia en sus salas grandes, con capacidad para 10 o más participantes.

En comparación, solo una cuarta parte de las organizaciones planea aumentar sus implementaciones de video en salas pequeñas. Hoy en día, aproximadamente el 20% de las salas grandes están equipadas con videoconferencia, según el estudio, que encuestó a 500 organizaciones de usuarios finales.

La demanda de los empleados es el principal impulsor para aumentar las videoconferencias en salas grandes, al igual que lo es para aumentar las videoconferencias en salas pequeñas y en escritorios. Dado el rápido aumento de las videoconferencias en el mundo del consumidor –gracias a aplicaciones como FaceTime de Apple, Google Hangouts, Microsoft Skype y WhatsApp– los trabajadores esperan tener videoconferencias en el lugar de trabajo. También entienden los beneficios que el video aporta a las reuniones al permitir compartir la comunicación no verbal y aumentar el compromiso, especialmente para los trabajadores remotos.

Las salas más grandes suelen ser los espacios principales de reunión para equipos y ejecutivos. Como resultado, las empresas a menudo hacen un presupuesto para garantizar que esas salas sean de vanguardia, lo que significa cada vez más incluir la videoconferencia.

Otro factor importante que impulsa el diseño de una gran sala de videoconferencia son los mandatos corporativos que requieren videoconferencia en todas las reuniones. Los mandatos corporativos a menudo son el resultado de una mayor conciencia no solo de la capacidad de mejorar la colaboración, sino también de mejorar el resultado final, ya que los ejecutivos buscan reducir los costos operativos, disminuir los tiempos de los proyectos, mejorar el compromiso de ventas y clientes, y brindar un mejor soporte a los trabajadores remotos y distribuidos.

Es probable que todos hayamos visto de primera mano la falta de compromiso cuando los trabajadores remotos acceden a una reunión únicamente a través de un puente de audio. Agregar videoconferencia a las reuniones permite a los participantes remotos participar activamente con aquellos en la sala de reuniones. Otro factor para la expansión del diseño de salas de videoconferencia de gran tamaño es la proliferación del video de escritorio, que dos tercios de las organizaciones utilizan actualmente o planean usar.

El crecimiento de las videoconferencias en salas grandes está superando el crecimiento en salas pequeñas y medianas.

Buenas prácticas de diseño de salas grandes de videoconferencia

Los responsables de las estrategias de videoconferencia deben tener en cuenta los factores de éxito al planificar implementaciones de salas grandes. Estos incluyen los siguientes:

  • Uso del sistema de la sala de medición para determinar la frecuencia con la que los sistemas implementados están en uso;
  • Determinar cuántas personas están normalmente en una habitación usando el sistema;
  • El monitoreo del rendimiento del sistema; y
  • Implementar programas de capacitación para ayudar a los empleados a aprender a configurar rápidamente las videoconferencias.

Los planificadores deben centrarse en implementar sistemas de videoconferencia en la sala que sean fáciles de usar e, idealmente, brinden una experiencia y una interfaz de usuario similares en todas las salas. Deben considerar plataformas que les permitan a los participantes utilizar múltiples servicios de reuniones. Los participantes del estudio consideraron que la capacidad de usar múltiples servicios, como BlueJeans, Skype for Business, Webex y Zoom, era el factor más importante en la selección del sistema de salas.

Los líderes de TI también deben comenzar a evaluar características emergentes para mejorar las experiencias de reuniones y la facilidad de uso. Una nueva característica que está creciendo en popularidad es el control de voz de los sistemas de reuniones, que permite a los participantes de la reunión usar su voz para iniciar, grabar o finalizar llamadas de conferencia. Otras características emergentes incluyen el reconocimiento facial para detectar participantes, encuadrar altavoces activos y aplanar imágenes para ofrecer un compromiso más natural para los participantes remotos, incluso cuando las personas en la sala están sentadas alrededor de una mesa larga.

La gran sala de reuniones sigue siendo importante, incluso en las empresas que están aumentando los espacios de reunión y las pequeñas salas de reuniones. No olvide las salas grandes en su estrategia de diseño de salas de videoconferencia.

Este artículo se actualizó por última vez en noviembre 2018

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