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Cuatro pasos para evaluar la tecnología de colaboración móvil para su fuerza laboral

En lugar de forzar a que los usuarios se traguen una solución específica, TI debe hacer énfasis en entregar soluciones que satisfagan las necesidades de todos.

El acceso móvil es la nueva “killer app” para desatar los beneficios de las comunicaciones unificadas (UC). Pero los profesionales de TI continúan batallando con el reto de identificar cómo usar UC para grupos específicos de usuarios.

Dentro de la empresa, la frase “la nueva fuerza de trabajo móvil” se refiere a un movimiento que está en todas partes a lo largo de las industrias, y que está transformando cuántas compañías llevan a cabo negocios. El término movilidad engloba una gama de términos que incluyen modelos de compra de dispositivos para adoptar políticas de traer su propio dispositivo (BYOD), sistemas operativos móviles, factores de forma de dispositivos móviles, desarrollo de aplicaciones móviles, seguridad móvil, teletrabajo y el efecto asociado en el comportamiento de los empleados. A medida que proliferan las plataformas, los proveedores de gestión de dispositivos móviles o MDM, gestión de aplicaciones móviles o MAM y repositorios seguros de documentos se reinventaron rápidamente para proveer gestión de dispositivos, aplicaciones y documentos, seguridad y control.

¿El resultado? El aumento en la movilidad corporativa se está moviendo al ritmo de los productos de consumo, con rápidos ciclos de renovación y un ritmo regular en la aparición de nuevas características.

La movilidad no es la única tecnología afectada por la consumerización. Las comunicaciones y la colaboración unificadas (UCC) también tienen un ciclo mucho más rápido que en años anteriores. Impulsadas principalmente por una combinación de BYOD, el aumento de las apps móviles y las ofertas de software como servicio (SaaS) en la nube, las soluciones de grado empresarial están emergiendo y evolucionando rápidamente. Los empleados y las unidades de negocio están invirtiendo en estas tecnologías, eligiendo puntos extremos, software e infraestructura para complementar sus requisitos, generalmente sin la aprobación de TI (un fenómeno conocido como TI en las sombras). Naturalmente, la mayoría de profesionales de TI, especialmente aquellos enfocados en la seguridad y el cumplimiento, tratan de cortar esto de raíz.

Pero prohibir del todo este tipo de acciones  tampoco es el mejor camino a seguir, tal como lo aprendió el personal de TI durante la “masacre de iOS”. Los iPhones y las iPads ahora se implementan en más del 97% de las organizaciones, una cifra que Nemertes Research espera que alcance el punto de saturación alrededor del 99% este año. Idealmente, los profesionales de TI deben mirar objetivamente a lo que los trabajadores están adoptando y reinar sobre los datos de la compañía donde sea necesario, sin quitarles productividad. Después de todo, la razón principal de que los empleados y las unidades de negocio vayan alrededor del departamento de TI es que las soluciones existentes no satisfacen sus necesidades. En lugar de forzar a que los usuarios se traguen una solución específica, TI debe hacer énfasis en entregar soluciones que satisfagan las necesidades de todos, tanto las de los empleados como las de la organización.

Beneficios para el negocio: Cuatro pasos para asegurar una estrategia de UC móvil exitosa

Caracterizada por BYOD, funcionalidad poderosa, ecosistemas atractivos de aplicaciones y excelente conectividad, la movilidad puede ser el camino perfecto para las aplicaciones de UC.

Pero más allá de empezar con tecnología de colaboración móvil, ¿qué pasos pueden ayudar a asegurar el éxito de UC? Aquí hay cuatro:

  • Consiga ayuda externa. Las compañías que utilizan servicios profesionales para integrar sus soluciones de UC reportan un éxito excelente. Si bien traer consultores externos para determinar cómo y dónde desplegar UC puede ser una propuesta que asuste a los profesionales de TI, esto ayuda a asegurar que se hagan las preguntas correctas y que UC sea desplegada apropiadamente con base en los requerimientos específicos de la compañía, las unidades de negocio y los empleados.
  • Considere la nube. Un gran lugar para empezar es con el almacenamiento de documentos y la colaboración. Muchas organizaciones –si no la mayoría– tienen empleados que viajan y necesitan acceso garantizado a archivos de trabajo a través de herramientas de software como servicio (SaaS) casi de consumo, como Box, DropBox o Google Docs. Estos proveedores atienden esta nueva oportunidad de mercado impulsando su funcionalidad corporativa a través de conectividad segura, cifrado e integración con la infraestructura corporativa, como Active Directory, SharePoint y Salesforce. Típicamente, las compañías que utilizan herramientas gestionadas, hospedadas o de nube para la gestión de UC encuentran un mayor éxito.
  • Tome un enfoque global. Una característica común de las compañías con iniciativas de UC móvil no muy exitosas es que toman un enfoque de un solo plato. Muchos empleados de TI evalúan componentes individuales de UC –video, voz, mensajería instantánea y presencia– y llegan a la conclusión errada de que estas son tecnologías familiares y por tanto presentan pocos problemas. Pero UC es mucho más grande que la suma de sus partes, principalmente porque implica una excelente integración entre sus componentes. Para enturbiar aún más las aguas para los profesionales de TI, los productos de consumo son liberados y actualizados a ritmos que superan las soluciones enfocadas en las empresas. El resultado final es que las compañías pueden gastar incontables dólares para ayudar a su fuerza de trabajo a través de UC, solo para encontrar que los empleados están utilizando una app gratuita que está mejor equipada para cumplir con los requisitos de su rol.
  • Mida lo que importa. Muy a menudo, las organizaciones de TI miden el éxito de las iniciativas de UC por las tasas de adopción. Pero esto no capta lo importante. Un gran 72% de las organizaciones reportan que la colaboración mejorada es el impulsor primario detrás de su software social. Si bien las métricas de adopción pueden servir como línea de base, las compañías necesitan ir más a fondo. Los profesionales de TI deben revisar sus razones para llevar UC a sus usuarios, y evaluar el éxito con base en eso. También deben entender el punto de extremo de las apps, dispositivos y herramientas colaborativas, y asegurarse de que, donde sea posible, las soluciones deben apoyarse en los dispositivos y las apps que los usuarios ya están adoptando. En lugar de enfocarse en “hagamos que los usuarios adopten la solución corporativa”, el acercamiento debe ser: “asegurémonos que la solución entrega valor de negocio a la empresa”.
Este artículo se actualizó por última vez en abril 2014

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