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Cuatro herramientas de colaboración de Office 365 que reemplazan SharePoint

Para convencer a los usuarios de que se alejen de SharePoint, Microsoft ha creado herramientas de colaboración de Office 365 que mejoran las capacidades centrales de la plataforma heredada.

Muchas organizaciones grandes prefieren Microsoft SharePoint como plataforma de gestión de contenido empresarial y colaboración. Las empresas usan SharePoint para almacenar y acceder a archivos, automatizar flujos de trabajo, crear formularios y ver paneles de inteligencia de negocios, y pueden acceder a todas esas características dentro de un navegador web.

Sin embargo, las herramientas de colaboración de Office 365 ahora incluyen muchas de las capacidades distintivas de SharePoint a medida que Microsoft intenta que los usuarios de SharePoint dejen de depender de esa herramienta para pasar a otros productos que brindan más comunicación en tiempo real a través de chat, audio y video. Estas capacidades se dividen en cuatro categorías.

1. Recopilación de datos y servicios de formularios

Microsoft actualizó y mejoró las PowerApps, una herramienta que permite a los usuarios no técnicos crear aplicaciones móviles y plantillas interactivas, después de que anunció planes para dejar de soportar InfoPath, una capacidad de creación de formularios dentro de SharePoint, en 2013.

PowerApps incluye capacidades similares a InfoPath, pero es una solución independiente e independiente de SharePoint y es más fácil de usar en dispositivos móviles. Si bien SharePoint entrega formularios personalizados utilizando listas para recopilar datos comerciales, PowerApps permite que los formularios interactúen con el hardware de dispositivos móviles, como cámaras y GPS, lo que permite a los usuarios capturar esa información con un solo toque.

2. Automatización del flujo de trabajo

SharePoint permite a las organizaciones automatizar los procesos de negocios, como la aprobación de documentos, las notificaciones por correo electrónico y la creación de documentos. Sin embargo, la capacidad de interactuar con fuentes de datos externas es limitada, y los desarrolladores frecuentemente crean soluciones personalizadas.

En lugar de actualizar SharePoint, Microsoft introdujo Microsoft Flow, una herramienta de automatización de flujo de trabajo que interactúa con los documentos de SharePoint y se conecta a servicios en línea como Facebook, Twitter, Slack, Dropbox y Office 365.

3. Espacios de trabajo de colaboración

Office 365 Groups y Microsoft Teams son las nuevas plataformas de colaboración preferidas de Microsoft que pueden almacenar documentos compartidos, mantener calendarios, compartir noticias y asignar tareas a los usuarios, reemplazando a SharePoint. Microsoft Teams también proporciona capacidades de comunicación en tiempo real, proporcionando espacios de reuniones virtuales para colaborar mediante mensajes instantáneos, audioconferencias y videoconferencias.

4. Tableros e inteligencia de negocios

PerformancePoint de SharePoint permite a los usuarios crear paneles e informes, atrayendo a muchos líderes empresariales. Ahora, muchas de las características de PerformancePoint existen dentro de Power BI, una herramienta de visualización de datos dentro del conjunto de herramientas de colaboración de Office 365. A diferencia de PerformancePoint, Power BI ofrece paneles a través de su aplicación móvil dedicada y ofrece más conectores de datos a servicios en línea como Twitter, Google Analytics, Microsoft Dynamics y SharePoint Online.

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