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Este contenido es parte de Guía Esencial: Guía esencial: Efectos del coronavirus en los negocios actuales
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Cuatro formas de impulsar el ahorro en tecnología por coronavirus

Hemos identificado cuatro formas de generar ahorros tecnológicos en medio de la pandemia de covid-19 que pueden generar ganancias rápidas y posicionar a las organizaciones para soportar mejor los efectos de la pandemia.

El covid-19 ha causado una disrupción comercial sin precedentes, creando una tensión financiera y operativa extrema para la mayoría de las organizaciones. Al inicio de la pandemia, las compañías activaron sus planes de continuidad comercial, pero pocos planes contemplaron una interrupción persistente como esta, donde no hay capacidad de predecir cuándo se reanudarán las operaciones normales. Como resultado, muchas empresas están buscando formas de reducir los costos de manera rápida y creativa no solo para conservar el capital, sino simplemente para sobrevivir. Aquí, exploramos cuatro oportunidades potenciales dentro del gasto en tecnología de terceros que pueden generar ahorros inmediatos en los costos.

1. Identificar errores de facturación (potencial de ahorro = bajo a medio)

La complejidad del contrato, la naturaleza no recurrente de algunos ajustes y la ineficiencia inherente del proceso de administración de facturación con frecuencia resultan en errores de facturación. Estos errores a menudo no se descubren y pueden manifestarse de varias maneras, incluida la aplicación de tarifas que son demasiado altas, la cuantificación incorrecta del número de unidades facturables –por ejemplo, transacciones, recursos y niveles de consumo– o errores de ajuste de precios –por ejemplo, COLA e inflación salarial. La auditoría de las facturas y la comparación de los cargos con lo permitido y acordado contractualmente, como las tarjetas de tarifas y las exhibiciones de precios, pueden identificar errores no descubiertos previamente, lo que resulta en créditos adeudados y reducciones en los cargos futuros.

2. Racionalizar el gasto de mantenimiento (potencial de ahorro = medio)

Ahora es el momento de examinar su licencia de aplicación y cartera de suscripción, tanto para contratos que pueden rescindirse como para aquellos que pueden suspenderse por el momento. Considere finalizar el mantenimiento del software que ya no se usa o que es poco probable que requiera actualizaciones en el futuro. Lo mismo puede ser cierto para el mantenimiento del hardware en toda su infraestructura informática y de almacenamiento y para equipos de red como Cisco e IBM. Para su cartera de Microsoft, revise cuidadosamente su programa de garantía de software para identificar oportunidades para eliminar aplicaciones, según su acuerdo, para reducir los gastos innecesarios de mantenimiento de software.

3. Aplicar flexibilidad en la gestión de la demanda (potencial de ahorro = medio a alto)

El objetivo es usar menos y solo pagar por lo que está usando. Las dos oportunidades más prometedoras para ahorros rápidos en costos por coronavirus relacionados con la demanda son con su gasto en licencias de software y en la nube. Para el gasto en la nube:

  • Utilice herramientas automatizadas para realizar auditorías de uso de la nube, que pueden identificar rápidamente oportunidades para reducir gastos.
  • Asegúrese de que las cargas de trabajo de cómputo coincidan con los tipos de instancia más económicos que cumplan con los requisitos y que el almacenamiento esté en niveles con el tipo de rendimiento de almacenamiento más económico.
  • Revise los contenedores de pago por uso para identificar aquellos que no se han utilizado en los últimos 30 a 90 días.
  • Revise los inventarios de instancias y reduzca las instancias que no son necesarias.
  • Considere reducir el tamaño de la CPU o del contenedor cuando sea posible, especialmente para sistemas que no son de producción.
  • Busque instancias de pago por uso que se puedan convertir en instancias reservadas.

Del mismo modo, para suscripciones de software:

  • Explore oportunidades para eliminar usuarios en suscripciones mensuales.
  • Revise las implementaciones para identificar oportunidades para reclamar derechos de usuarios inactivos.
  • Evalúe dónde no se están utilizando las herramientas y finalizar las suscripciones donde sea posible.
  • Para las organizaciones que están en medio de una transición a las suscripciones de software en la nube, explore las oportunidades con los proveedores de software para suspender las suscripciones mensuales mientras las implementaciones se retrasan o amplían. Por lo general, estas suscripciones son "take-or-pay" y los clientes pagan por el volumen total de usuarios a pesar de que solo operan instancias que no son de producción. Los proveedores de software pueden considerar extender el acuerdo en el back-end, mientras le brindan un alivio temporal ahora.

4. Negocie ganancias rápidas (potencial de ahorro = alto)

Pregúnteles a sus socios estratégicos cómo pueden ayudarlos a ahorrar costos por el coronavirus y estén abiertos a sus sugerencias. Participar en discusiones colaborativas con sus proveedores para explorar opciones que brinden beneficios mutuos ofrece la oportunidad más convincente para crear ahorros significativos. Si bien es poco probable que los proveedores proporcionen "algo por nada", es decir, reducir los costos sin un beneficio correspondiente para ellos, hemos escuchado de muchos proveedores que desean y, a menudo, están bien posicionados para ayudar a los clientes a generar ahorros a corto plazo.

Si un cliente puede ofrecer un mayor compromiso, un riesgo reducido o un beneficio futuro, los proveedores generalmente pueden proporcionar mecanismos para reducir los costos. Las palancas, como extender el plazo contractual, proporcionar alivio en el nivel de servicio –por ejemplo, tarifas reducidas en riesgo y objetivos de rendimiento relajados–, aumentar el alcance de los servicios futuros o comprometerse con umbrales mínimos de gasto permiten a los proveedores demostrar flexibilidad en los precios. También puede haber oportunidades para reestructurar el marco financiero general, acelerando así la realización de la productividad u otros compromisos de reducción de costos a cambio de consideraciones a más largo plazo. Las circunstancias actuales pueden hacer que las organizaciones se vuelvan más abiertas a opciones que no habían considerado seriamente en el pasado, como la entrega desde el extranjero, la adquisición cautiva de centros de servicios compartidos y los programas de automatización.

Sobre el Autor:

David Borowski es director gerente de Pace Harmon, una firma líder de asesoría en transformación de negocios y subcontratación que presta servicios a empresas estadounidenses destacadas con orientación sobre transacciones complejas, optimización de procesos y operaciones y gobernanza de proveedores. Borowski ofrece consejos pragmáticos y perspicaces que ayudan a la base de clientes de Pace Harmon que forman parte del Fortune 500 y otras grandes empresas a optimizar el rendimiento, la productividad y el costo. El director gerente de Pace Harmon, Andrew Alpert, también contribuyó a este artículo.

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