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Construyan un caso comercial para migrar a Microsoft Teams PBX

Reemplazar un PBX local con el sistema telefónico de Microsoft Teams ofrece a las organizaciones flexibilidad con capacidades de precios, hardware y colaboración, pero tiene limitaciones.

El sistema telefónico de Microsoft Teams permite a las organizaciones reemplazar sus PBX locales con un sistema basado en la nube. Debido a su estrecha integración con Microsoft 365, un PBX de Microsoft Teams también proporciona capacidades que las organizaciones normalmente no obtendrían de los PBX tradicionales.

Con el aumento de empleados que trabajan desde casa a raíz de la pandemia de COVID-19, la decisión de estas empresas de mudarse a Teams destaca aún más beneficios que solo reemplazar la funcionalidad que se ve en los sistemas PBX, y estas son cosas que los gerentes de TI y los compradores de sistemas de comunicaciones unificadas (UC) no pueden ignorar.

La pandemia de COVID-19 impulsó un cambio dramático en la cantidad de empleados que trabajan desde casa. Las empresas que todavía dependían de una base de PBX tradicional se vieron obligadas a examinar formas de abordar cómo aún podían conectar a sus trabajadores a funciones, entre ellas capacidades de videoconferencia y funcionalidad de chat, que las PBX no podían ofrecer por completo.

Las modernas plataformas de comunicaciones unificadas de hoy cubren esos vacíos, proporcionando a los empleados herramientas que hacen que la colaboración sea más eficiente para quienes trabajan de forma remota.

Entre esas plataformas se encuentra Microsoft Teams, que ha reforzado su menú de funciones de colaboración. Más allá de su conjunto básico de servicios de comunicaciones de audio y video, Teams también ha ganado una atención creciente por sus características que no son de telefonía. Microsoft ha empleado una variedad de tácticas para comercializar Teams.

  1. Combinar Microsoft Teams con otros servicios de Microsoft para obtener mejores precios. Las empresas que realizan la transición a una nueva plataforma de comunicaciones unificadas enfrentan costos iniciales significativos para adquirir software y hardware. Los proveedores como 8x8 y RingCentral ofrecen modelos de precios de suscripción, pero incluso estos planes son más altos de lo que cobraría Microsoft, un poco más de $8 dólares por usuario por mes, por telefonía basada en la nube. Microsoft incluye Phone System en sus planes Microsoft 365 y Office 365 E5, lo que hace que la opción de PBX de Microsoft Teams sea atractiva para las empresas que pueden estar buscando reemplazar sus plataformas PBX heredadas.

Las capacidades del sistema telefónico incluyen operadora automática, colas de llamadas, marcación de extensiones y escalamiento de llamadas de una llamada individual a una llamada grupal con pantalla compartida y video. El enrutamiento directo permite a las organizaciones conectar el sistema telefónico a un controlador de borde de sesión para configurar la conectividad de la red telefónica pública conmutada.

  1. Una nueva generación de UC que va más allá del chat, el video y el audio. Los PBX se han transformado de ser solo sistemas para facilitar las llamadas de voz a otros que admiten videollamadas, mensajería instantánea y presencia. Teams ofrece más capacidades que muchos otros productos de UC, y su integración con servicios de SharePoint, bots interactivos, OneDrive for Business y aplicaciones de terceros hace que la plataforma sea más atractiva para los usuarios que desean un conjunto de herramientas expansivo y enfocado en ayudar a realizar su trabajo.
  2. Las opciones de hardware brindan más flexibilidad. A diferencia de otras plataformas de UC que requieren hardware propietario, Microsoft Teams se puede utilizar con una variedad de componentes y dispositivos. Esto hace posible que los compradores seleccionen el proveedor de hardware que se ajuste a sus presupuestos y satisfaga sus requisitos.

Los proveedores de terceros que ofrecen dispositivos certificados para telefonía de Microsoft Teams incluyen AudioCodes, Crestron, Poly y Yealink.

  1. Una herramienta para todas las necesidades de comunicación. Los empleados utilizan hoy en día varias formas diferentes de comunicarse con sus clientes o compañeros de trabajo. Teams ofrece una variedad de funciones de comunicación, entre ellas conferencias, chat y llamadas de audio y video, que van más allá de las que ofrecen los sistemas PBX tradicionales para proporcionar una única interfaz de usuario para todas las necesidades de comunicación.

A diferencia de otras plataformas donde las herramientas de colaboración están separadas de las comunicaciones y las aplicaciones de contenido empresarial, Teams brinda soporte para una integración perfecta entre la colaboración y el contenido en su origen. Si bien otras plataformas, como Webex y Zoom, admiten la colaboración de contenido mediante el uso compartido de pantalla, simplemente no ofrecen interacciones directas con el contenido y carecen de la comunicación punto a punto que está disponible en las capacidades de PBX que Microsoft Teams ofrece de forma nativa.

Microsoft Teams PBX tiene sus limitaciones

Si bien Microsoft Teams puede abordar las necesidades de colaboración y comunicaciones de los clientes empresariales, la plataforma aún tiene algunas limitaciones en torno a ciertas capacidades que algunas organizaciones ven como una omisión de Microsoft. Por ejemplo, la falta de soporte para las funciones del centro de llamadas, como el monitoreo de llamadas, la grabación de llamadas y el enrutamiento de llamadas avanzado del centro de llamadas. Algunas de estas características generalmente han estado disponibles a través de otros proveedores de voz sobre IP, incluidos Cisco y Avaya, pero la estrategia de Microsoft se enfoca en usar proveedores externos para brindar servicios ad hoc que puedan integrarse en Teams para respaldar esa funcionalidad.

Otra limitación que podría ser motivo de preocupación para las grandes organizaciones es la capacidad de generación de informes. Empresas como los bufetes de abogados y contables confían en los informes de sus sistemas de llamadas para contabilizar el tiempo dedicado a los clientes como parte de su revisión y supervisión de la contabilidad de llamadas. En su forma actual, gran parte de los datos relacionados con las actividades de llamadas se generan sobre pedido y no se puede acceder a ellos directamente a través de API. Esto hace que sea más difícil para los departamentos de TI extraer esa información fácilmente, lo que los obliga a descargar los datos y manipularlos manualmente.

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