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Consejos del equipo de SearchDataCenter en Español para trabajar desde casa

Quienes escribimos para este portal, tenemos años de experiencia práctica trabajando remotamente. He aquí algunos consejos para que quienes empiezan a implementar el teletrabajo lo hagan de la mejor manera.

“Trabajo a distancia. Teletrabajo. Home Office. Tres conceptos que hoy se hacen ‘famosos’ debido a la epidemia del Covid-19. Para algunos trabajadores, laborar desde casa es toda una novedad, pero para muchos otros es una forma de trabajo conocida, con algunos elementos positivos y otros no tanto.” Así se expresó, desde Chile, Cristián Vera-Cruz.

Y coincido. El trabajo remoto implica una serie de beneficios tanto para los empleados como para las empresas; los empleados pueden aprovechar mejor el tiempo que ya no gastan en transporte público, pueden ahorrar lo que gastan en comidas en restaurantes y organizarse de tal forma que puedan cumplir con compromisos escolares o familiares, siempre y cuando no descuiden los entregables para sus empresas. Las compañías, por su parte, pueden ahorrar costes de renta de espacios grandes para las oficinas, así como el pago de servicios como agua y luz.

Sin embargo, si no se implementa adecuadamente, el esquema de teletrabajo puede resultar perjudicial para los empleados, afectando consecuentemente al negocio.

Pocas empresas cuentan con todos los protocolos y herramientas necesarias para enviar a su personal a trabajar desde casa. En el mejor de los casos, se les otorgan equipos móviles y se les indica qué expectativas se tiene de ellos. Pero, una vez en casa, los empleados están por su cuenta. Y es aquí donde surge un factor con el que las empresas no están acostumbrados a lidiar pero que afecta la productividad, para bien o para mal: la capacidad de auto-organización de cada individuo.

Otros factores que impactan en la productividad del empleado se relacionan con el espacio designado para realizar el trabajo, así como con cuántas personas comparte la vivienda –y si estas personas respetan su tiempo de trabajo.

Todos estos factores los hemos vivido en carne propia las editoras y los colaboradores de SearchDataCenter en Español, quienes llevamos años trabajando en casa. Algunos con familias, otros con compañeros de departamento, y otros viviendo solos. Y debido a que la contingencia sanitaria por el brote de Covid-19 está forzando a empresas en todo el mundo a implementar esquemas de teletrabajo, queremos compartir las lecciones más importantes que hemos aprendido desde nuestra trinchera.

Adrián Campos, México

El home office al principio me costó trabajo, después de muchos años realizando trabajo en oficina; solía salir a realizar entrevistas o cobertura de eventos, pero la mayor parte del tiempo editaba información para subirla al portal.

Al empezar a trabajar en casa me di cuenta de que tenía más tiempo de visitar a mi familia y trabajar desde sus casas, pero me enfrenté al problema de que entendieran que trabajar a distancia merecía el mismo respeto al tiempo y trabajo que si se hiciera en oficina, así que dejé de visitarlos con frecuencia y opté por quedarme a trabajar en mi casa.

Pero al estar en casa en ocasiones me dedicaba a ordenar o limpiar. Decidí que si había algo que me distrajera, saldría a algún café a trabajar. Y aunque no lo crean, funciona. Cada que siento que algo me distrae en la casa, me salgo y redacto desde algún café.

Ahora tengo un espacio en mi cuarto, frente a una pared, dando la espalda a la ventana y a todo, así ya no hay nada que me distraiga; eso sí, siempre debo tener agua a o café a un lado para sentirme tranquilo. Y con esta rutina llevo ya más de 10 años.

Cristián Vera-Cruz, Chile

El home office puede ser muy productivo, siempre que sea desarrollado con orden y profesionalismo. Y en estos meses de crisis es una tremenda solución laboral. En mi caso, durante mis años de trabajo periodístico me han tocado períodos en que gran parte de mis labores las he realizado desde casa y otras etapas en que sólo ha sido un complemento de una jornada “tradicional” en la oficina física.

Mi consejo, especialmente para quienes recién conocen esta modalidad, es tomarse este formato con la misma seriedad y rigurosidad del trabajo físico en sus empresas. Respetar fielmente horarios de inicio y término. Fijarse objetivos y metas. Preocuparse por acomodar el lugar en que se instalarán en el hogar, para que cuente con las debidas facilidades técnicas, de espacio y privacidad. En este sentido, buscar un lugar tranquilo, ojalá con luz natural, buena conectividad de internet, y que sea grato y silencioso.

Además, es importante mantener el orden y limpieza del lugar. Y, por último, si recién se está empezando en este formato, darse algunos descansos dentro de la jornada, para despejar la mente y aportar a que no se transforme en una experiencia tediosa o agobiante.

Melisa Osores, México-Perú

Como editora de SearchDataCenter en Español trabajar desde casa es el pan de cada día. ¿Pero hacerlo con toda la familia encerrada por cuarentena? Un verdadero desafío.

En nuestra familia somos cuatro, y a veces cinco. Mi esposo, mi hijo de 13 años, mi hija de 11 años, mi hijastra de 16 y yo. Más el perro y la gata. Todos viviendo en un departamento.

En términos prácticos, esto se tradujo en tres o cuatro personas adicionales conectándose todo el día a internet para hacer sus labores (todos los niños tenían clases o tareas desde casa vía Microsoft Teams, Zoom o alguna otra plataforma; mi esposo tenía llamadas de VoIP, una tras otra), para jugar (los mismos niños, cuando terminaban sus tareas), para escuchar música (todo el tiempo) o para ver videos o televisión por streaming. La presión en el ancho de banda se sintió enseguida. Todos los sitios, incluyendo el portal que utilizamos para subir la información, se tardan más en cargar.

Tuvimos que acomodar espacios y horarios para que todos pudiéramos trabajar sin problemas y sin estorbarle a nadie, y estamos evitando ser demasiado estrictos para no generar ansiedad innecesaria. Las normas básicas de convivencia se han vuelto fundamentales: No molesto, no me encimo, no interrumpo, respeto a los demás y lo que hacen, no grito, no peleo. (De todos modos, no falta la situación que requiere de arbitraje materno.)

De la limpieza nos encargamos todos. Quien usa algo de la cocina lo lava, cada uno recoge sus cosas de la comida y todos ayudan a limpiar áreas comunes, y cada quién barre y trapea su cuarto, porque la casa se ensucia más rápido con tantas personas interactuando y no tenemos a nadie externo que nos ayude por ahora. Y a todo esto se añaden los paseos del perro y hacer la comida.

¿Cómo estoy equilibrando todo esto con el trabajo? Con buen humor, aprovechando todos los momentos disponibles –poniéndome firme en que se respeten estos momentos, a menos que haya una urgencia– y con el apoyo del gran equipo de TechTarget.

Vincent Quezada, Brasil

La crisis del Covid-19 ha obligado a empresas, gobiernos e individuos a adaptase a un nuevo normal, que es ser productivo, pero aislado. Para muchos esto es gran cambio de paradigma. ¿Cómo transformar el hogar en una oficina, sin perder la cordura? El secreto es más simple de lo que parece, se llama disciplina. Llevo más de 15 años trabando de esta manera, y tengo que reconocer que un principio no es fácil, pero con el tiempo se hace parte de la vida cotidiana.

Lo primero es definir una zona segura, un templo, un espacio exclusivo para concentrarse y trabajar. Establecer horario y rutinas. No por estar cerca de la recamará se debe usar la laptop en la cama. No importa que solo tengan una esquina para colocar su PC, esa esquina es el área de trabajo y como tal merece respeto, y eso debe ser comprendido por ustedes y por los que los rodean.

Coloquen todo lo que necesiten cerca: celular, bloque de notas, audífonos, plumas, lápiz, etc. De ser posible usen un cable para conectar su PC o laptop al módem, esto garantiza más estabilidad de conexión y al mismo tiempo genera un efecto de estar conectado al lugar. Algunas personas nos concentramos más escuchando música, pero recuerden que, al igual que en una oficina física, se debe respetar el espacio de los demás, por lo que el uso de audífonos es lo más adecuado, además no es nada agradable que otros escuchan las conversaciones o videoconferencias.

Por último, no olviden los descansos. Esto es esencial, por cada hora de trabajo, descansen por lo menos uno 10 a 15 minutos. Aprovechen ese tiempo para estirar las piernas, relajar los ojos, ir al baño o tomar alguna bebida, pero sean puntuales. Y no deben olvidar que el home office puede ser ‘vaciante’, por lo que en un principio recomiendo que coloquen una alarma que les indique cuando ha terminado su jornada, esto también les dará tiempo para realizar sus actividades cotidianas, como jugar, convivir con la familia o relajarse. ¡Buena suerte y tengan presente que en estos momentos lo más importante es estar en casa!

Mis propios consejos

Cuando empecé a trabajar en casa, hace más de diez años, cometí el error de sobre-compensar el no ir a la oficina. Creo que uno de los principales desafíos para los empleados es medir sus tiempos y su productividad. Al vivir en culturas donde se nos ha enseñado que es importante la cantidad de tiempo que pasamos sentados en nuestro escritorio, en la oficina, de alguna forma podemos sentirnos culpables de no estar físicamente en la oficina y tratar de compensarlo trabajando más desde la casa. Gran error.

De entrada, ya tenemos más tiempo para ser productivos al ahorrarnos el trayecto de ida y regreso (que en la Ciudad de México puede significar entre una y dos horas por la mañana y otro tanto por la tarde). Pero no tenemos que destinar esas cuatro horas extra a estar sentados frente a la computadora. Procuren aprovechar parte de esas horas a trabajar, pero aprovechen más tiempo para desayunar bien o hacer ejercicio, mejorando así sus hábitos alimenticios y su salud en general.

De hecho, una rutina de ejercicios en casa, o una caminata por los alrededores, si es posible, ayudan a conservar la calma y a enfocarse mejor en un ambiente donde todo se convierte en un distractor: el camión de la basura, la muchacha de la limpieza, las mascotas, los hijos, el servicio de gas… Estos distractores son distintos a los que solemos enfrentar en un ambiente de oficina, y pueden interrumpir nuestra concentración a tal grado que nos dificulten por completo la entrega de resultados. Ejercitarse o meditar antes de empezar a trabajar puede ayudarnos a enfrentar los distractores con más serenidad.

Empecemos por definir un espacio de trabajo fijo, idealmente fuera de la habitación y lo más lejos posible de la cama. Esto permitirá que nos acostumbremos a concentrarnos mientras estamos en el sitio de trabajo, y que, al terminar la jornada, podamos utilizar la cama como espacio de relajamiento. De otro modo, se contaminan los espacios y la cama se vuelve tediosa porque ya estuvimos ahí todo el día, cargando el estrés laboral.

Otro factor que ayuda, definitivamente, es la disciplina. Para quienes somos creativos, implementar un esquema ordenado puede ser difícil, pero el esfuerzo vale la pena. Definir horarios de inicio y finalización de la jornada de trabajo, así como los entregables por día y por semana, ayudan a enfocarse y cumplir con los resultados. Yo utilizo Outlook para calendarizar entregas, alarmas y pendientes, de tal forma que me aparecen los recordatorios, y no los borro hasta que he hecho lo que debía hacer.

Pero no todo se trata de trabajar. Hay que conseguir un balance. Así como es importante concentrarse durante el tiempo de trabajo, es crucial respetar nuestros tiempos de descanso. Yo evito tomar llamadas de trabajo durante mi hora de comida, a menos que sea algo urgente. Y por las tardes he definido un horario que considero mi límite para tomar llamadas de oficina. Cualquier llamada de trabajo después de esa hora, no la contesto (a menos que esté esperando esa llamada por algún motivo urgente). Hacer que se respete nuestro tiempo de relajación depende de nosotros.

En casa, nosotros definimos los límites. Tal vez algunos empleos permitan a un trabajador dedicarse a su trabajo por la noche y la mañana siguiente asistir a una junta en la escuela de su hijo. Otros trabajos requieren que el empleado esté conectado de las 8 am a las 6 pm. Aun así, más allá de las herramientas de monitoreo y supervisión de la productividad, es responsabilidad de cada individuo el respetar su propio balance, de forma que este esquema sea exitoso.

La pandemia de coronavirus será un parteaguas para los negocios. Muchos cerrarán operaciones definitivamente. Otros las retomarán después de la cuarentena. Pero muchos otros se renovarán en este lapso. Y para aquéllos negocios que sobrevivan gracias al trabajo remoto, seguramente se convertirá en su nuevo esquema laboral. Este es el momento para adaptarse y probar que el home office puede ser efectivo, empezando por uno mismo.

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