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Conozca sus opciones de respaldo para Office 365

Un cambio a Exchange Online en la plataforma de Office 365 elimina algunas obligaciones administrativas, pero requiere más trabajo para configurar protecciones de correo electrónico adecuadas.

Los administradores de Exchange que migran su correo electrónico a Office 365 reducen sus responsabilidades de infraestructura, pero no deben ignorar las áreas relacionadas con la recuperación ante desastres, la seguridad, el cumplimiento y la disponibilidad del correo electrónico.

Diferentes empresas confían en diferentes aplicaciones para sus operaciones diarias. Las compañías de atención médica usan registros médicos para tratar pacientes o una planta de fabricación necesita su sistema ERP para rastrear la producción. Pero, en términos generales, la mayoría de las empresas, independientemente de su vertical, dependen del correo electrónico para comunicarse con sus compañeros de trabajo y clientes. Si la plataforma de mensajería se cae por algún tiempo, los usuarios y la empresa sufren. Un cambio a la plataforma de colaboración basada en la nube de Microsoft presenta nuevos desafíos administrativos, como determinar si la organización necesita un producto de respaldo de Office 365.

Los profesionales de TI encargados de todo lo relacionado con la administración de Exchange Server –administrar múltiples servicios de correo electrónico, incluido el tiempo de actividad del sistema; recuperabilidad del buzón; rendimiento de sistema; mantenimiento; configuraciones de usuario; y problemas generales del sistema reactivo– deberán ajustarse cuando se trasladen a Office 365. Muchas de las responsabilidades relacionadas con el rendimiento del sistema, el mantenimiento y el tiempo de actividad pasan a ser responsabilidad de Microsoft. Desafortunadamente, no todas estas actividades subcontratadas cumplen con las expectativas de los administradores de Exchange. Algunos de ellos recurrirán a métodos alternativos para garantizar que sus sistemas tengan las protecciones adecuadas para evitar desastres graves.

Para mantener el Exchange local en funcionamiento con un alto tiempo de actividad, los administradores de Exchange confían en configurar el entorno con redundancias adecuadas, como la virtualización con alta disponibilidad, la agrupación en clúster y la copia de seguridad adecuada si se requiere una recuperación. En un modelo de Exchange alojado con Office 365, los administradores de correo electrónico dependen en gran medida del proveedor de alojamiento para administrar esas redundancias y garantizar el tiempo de actividad del sistema. Sin embargo, a pesar de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) prometidos por Microsoft, todavía hay algunas lagunas que los administradores de Exchange deben planificar para obtener el mismo nivel de disponibilidad del sistema y protección de datos que experimentaron anteriormente con su plataforma de Exchange local heredada.

El correo electrónico alojado en Exchange Online, que se puede comprar como un servicio independiente o como parte de Office 365, ciertamente ha atraído a muchas empresas. Microsoft no proporcionó números exactos en su informe trimestral más reciente, pero se estima en alrededor de 180 millones de asientos comerciales de Office 365. A pesar de la popularidad de la plataforma, uno supondría que Microsoft ofrecería una opción de copia de seguridad de Office 365 como mínimo para el servicio de correo electrónico. Microsoft lo hace, pero no en la forma en que los administradores de Exchange conocen la copia de seguridad y la recuperación ante desastres.

Microsoft no tiene copias de seguridad para Exchange Online

Microsoft proporciona cierto nivel de recuperación con buzones almacenados en Exchange Online. Si un usuario pierde el correo electrónico, el administrador de Exchange puede restaurar el correo electrónico eliminado restaurando un buzón completo con PowerShell o mediante la papelera de reciclaje de Outlook.

El comando Undo-SoftDeletedMailbox PowerShell recupera el buzón eliminado, pero existen algunas limitaciones. El comando solo es útil cuando se ha eliminado un número significativo de carpetas de un buzón y el intento de recuperación ocurre dentro de los 30 días. Después de 30 días, el contenido no es recuperable.

Debido a esta funcionalidad de respaldo limitada, muchos administradores recurren a proveedores externos de respaldo de Office 365 como SkyKick, BitTitan, Datto y Veeam para expandir sus necesidades de respaldo y recuperación más allá de los 30 días que ofrece Microsoft. Por el momento, esta es la única forma en que los administradores de Exchange pueden satisfacer los requisitos de respaldo y recuperación ante desastres de su organización.

Microsoft promete 99,9% de tiempo de actividad con el correo electrónico

Ningún proveedor de la nube es inmune a las interrupciones y Microsoft no es diferente. A pesar de los casos de pérdida de servicio, Microsoft garantiza al menos un 99,9% de tiempo de actividad para Office 365. Este SLA se traduce en no más de nueve horas de tiempo de inactividad por año.

Para la mayoría de los ejecutivos de TI, esta garantía no los exime de la necesidad de planificar un posible tiempo de inactividad. Los administradores deben investigar los costos y las habilidades técnicas de un servicio de continuidad de correo electrónico de los proveedores, incluidos Mimecast, Barracuda o TitanHQ, para evitar problemas por cortes imprevistos.

Las políticas de retención de correo electrónico pueden ser muy útiles para el contenido confidencial.

La capacidad de definir diferentes tipos de políticas de acceso y retención de datos es tan importante como el respaldo y la recuperación ante desastres para organizaciones con requisitos de cumplimiento.

Los grupos que necesiten evitar la eliminación accidental de correo electrónico deberán trabajar con el administrador de Office 365 para configurar las políticas de retención adecuadas o la configuración de archivo para proteger ese contenido. Estas son características nativas en Exchange Online con las cuales los administradores deben desarrollar su familiaridad para asegurarse de que comprenden cómo cumplir con los diferentes requisitos legales de los diferentes grupos de su organización.

Definir políticas de retención de respaldo para satisfacer las necesidades del negocio

Para la mayoría de las ofertas de respaldo para Exchange local, el almacenamiento siempre es una preocupación para los administradores. Dado que generalmente es el factor determinante detrás del período de retención del respaldo de correo electrónico, los administradores de Exchange deben tener en cuenta el espacio en disco cuando determinan el mejor esquema de copia de seguridad para su organización. Los horarios de copia de seguridad diarios, semanales, mensuales y trimestrales están influenciados por la cantidad de almacenamiento disponible.

Los productos de respaldo de Office 365 para correo electrónico de proveedores como SkyKick, Dropsuite, Acronis y Datto alivian las preocupaciones relacionadas con el espacio de almacenamiento. Esto le brinda al administrador una forma de desarrollar el mejor esquema de protección para su empresa sin la preocupación adicional de preguntarse cuándo comprar hardware de almacenamiento adicional para acomodar esas copias de seguridad.

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