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¿Cómo se comparan la gestión de contenido y la gestión de documentos?

La administración de contenido empresarial y la gestión de documentos pueden parecer intercambiables, pero no lo son. Pero cuando las empresas los usan juntos, se complementan bien entre sí.

Las organizaciones utilizan muchos sistemas y procesos para que una empresa funcione sin problemas. Con tantas opciones disponibles, los usuarios pueden tener dificultades para diferenciar lo que realmente hace cada sistema.

Este suele ser el caso de la gestión de documentos empresariales (EDM) y la gestión de contenido empresarial (ECM), porque si bien parecen iguales, cumplen funciones diferentes.

Estas son las diferencias clave entre la gestión de contenido empresarial y la gestión de documentos.

Gestión de documentos empresariales

EDM es la estrategia que utilizan las empresas para organizar documentos en papel y electrónicos, incluidos correos electrónicos, faxes y mensajes instantáneos. Las empresas que mantienen una base de datos organizada deben etiquetar e indexar todos los documentos para que los usuarios puedan editarlos y recuperarlos fácilmente cuando sea necesario. Las empresas también pueden utilizar el software EDM para monitorear y controlar los cambios que los empleados realizan en los documentos.

Para que EDM sea eficaz, debe abordar estos puntos clave:

  • cuánto tiempo necesita una empresa para conservar los documentos;
  • dónde los usuarios almacenarán documentos;
  • cómo rastrear cambios en los documentos; y
  • cómo recuperar documentos en caso de pérdida.

Templafy, M-Files y DocuWare son algunos ejemplos de sistemas de gestión de documentos.

Gestión de contenido empresarial

Un sistema ECM puede almacenar el mismo contenido que un software EDM y más. ECM es un conjunto de procesos que permite a las empresas capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar rápidamente todo tipo de contenido, incluidos archivos de audio y video, contratos, órdenes de compra, tickets de entrega, facturas y recibos, a empleados, accionistas de la empresa y clientes.

Los sistemas de ECM son beneficiosos para los grupos empresariales, incluidos los departamentos de gestión de contratos y recursos humanos, porque permiten la automatización de muchos procesos empresariales. Un sistema ECM eficaz agiliza los procesos comerciales, reduce las necesidades de almacenamiento y envío de correo, reduce los costos, optimiza la seguridad y, en última instancia, aumenta la productividad.

Los productos de software de ECM más populares incluyen DocuWare, Laserfiche, Seismic, Box, Microsoft SharePoint y Alfresco.

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