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Cómo gestionar aplicaciones móviles Office 365 para empresas

Las aplicaciones de Microsoft Office 365 permiten a los usuarios enviar correos electrónicos y editar numerosos tipos de documentos, pero las apps móviles presentan una serie de problemas de adopción que TI debe conocer.

La mayoría de las suscripciones de Office 365 se centran principalmente en las aplicaciones de escritorio, dejando a los usuarios que confían en las aplicaciones móviles de Office 365 con una experiencia muy diferente a la de los usuarios centrados en el escritorio.

Si bien existen algunas preocupaciones sobre la administración y la seguridad de las aplicaciones móviles de Office 365, Microsoft está lanzando más funciones móviles y mejoras para las apps de Office 365 que señalan su enfoque en involucrar a los usuarios empresariales en su plataforma móvil.

Casos de uso para apps móviles de Office 365

Uno de los usos empresariales más comunes para las aplicaciones móviles de Office 365 es consultar el correo electrónico en un dispositivo móvil con Microsoft Outlook. Otros ejemplos comunes incluyen el uso de Microsoft SharePoint para acceder a una intranet y Microsoft OneDrive para el almacenamiento de archivos. Los usuarios empresariales a menudo necesitan acceder al contenido en sus dispositivos móviles que solo está disponible a través de las aplicaciones Outlook, SharePoint y OneDrive, pero ese no es el único uso de la suite móvil Office 365.

Los usuarios pueden necesitar acceso a otras herramientas y servicios dentro de la plataforma en la nube de Microsoft Office 365, como PowerApps, Microsoft Teams, Power BI, Forms y OneNote. Los casos de uso para estas aplicaciones incluyen completar formularios personalizados en el campo con PowerApps o Formularios, y tareas que requieren funciones específicas de dispositivos móviles, como GPS, escáneres de códigos de barras y cámaras. Sin embargo, algunos de estos servicios están restringidos a los planes de suscripción de Office 365 de gama alta.

Microsoft está enviando actualizaciones a las aplicaciones de Office 365 con frecuencia, como se muestra en el sitio Microsoft 365 Roadmap, que destaca algunos de los últimos cambios. Muchas de las características detalladas en el sitio Roadmap son relevantes para los usuarios empresariales, ya que apuntan a la seguridad, las capacidades de colaboración y la productividad.

Un ejemplo de una nueva característica que los usuarios empresariales encontrarán útil es Microsoft Meeting Insights. Esta función, que se lanzará en noviembre de 2019, permitirá a los usuarios móviles acceder a correos electrónicos y documentos relevantes para sus citas y reuniones directamente desde el evento del calendario relacionado. Otro ejemplo de estas características de la aplicación móvil de Office 365 que pueden mejorar la experiencia del usuario final con la aplicación Outlook en iPad es la interfaz de usuario de pantalla dividida. Esta nueva característica permite al usuario ejecutar Outlook en una pantalla dividida, para que pueda abrir varios correos electrónicos o ver la lista de mensajes y el calendario al mismo tiempo.

Posibles problemas con las apps móviles de Office 365

A pesar de las mejoras de Microsoft para las apps móviles de Office 365, los administradores de TI tienen algunas preocupaciones con estas aplicaciones. Una de las mayores preocupaciones es que los usuarios no descargan las últimas actualizaciones de la aplicación. El resultado es una base de usuarios con muchas versiones diferentes de cada aplicación de Office 365 instalada en sus dispositivos.

Este problema es especialmente difícil para las organizaciones que adoptan una política BYOD, que elimina ciertos controles que TI generalmente tiene en dispositivos móviles totalmente administrados. Las versiones inconsistentes de cada aplicación pueden causar problemas a los profesionales de TI, ya que necesitan proporcionar soporte técnico para múltiples versiones de una aplicación, y la inconsistencia podría generar demoras, confusión y frustración para los usuarios.

Microsoft Office 365 incluye más de 10 aplicaciones diferentes para dispositivos móviles y tabletas en Apple Store y Google Play, incluidas Yammer, SharePoint, Outlook, OneDrive, PowerApps, Power BI y Teams. Las aplicaciones se ejecutan en diferentes sistemas operativos móviles y proporcionan diferentes experiencias, por lo que capacitar a los usuarios finales sobre cómo interactuar con estas aplicaciones puede ser un desafío. Si los profesionales de TI están a cargo de esta capacitación, deben diseñar un plan de capacitación común para todos los usuarios en múltiples sistemas operativos.

La seguridad sigue siendo una prioridad para TI, por lo que debe tener en cuenta el riesgo de seguridad de cada nueva aplicación que ejecutan sus usuarios. Las aplicaciones móviles de Office 365 almacenan datos comerciales en Microsoft Azure, así como los dispositivos móviles de los usuarios, que pueden incluir información confidencial, como información financiera, informes de recursos humanos y propiedad intelectual. Los usuarios pueden almacenar estos datos en SharePoint, correo electrónico y OneDrive, por ejemplo.

Una de las principales preocupaciones que tienen los administradores de TI para proteger los datos de la aplicación móvil es el robo de dispositivos, por lo que debe asegurarse de que los usuarios tengan contraseñas seguras que un ladrón no pueda adivinar fácilmente. TI puede exigir fácilmente estas configuraciones móviles de Office 365 en sus dispositivos móviles de propiedad corporativa, pero una vez más, BYOD puede presentar desafíos.

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