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Cómo el tomar vacaciones en fin de año es benéfico para su empresa

Los periodos vacacionales se pueden aprovechar para realizar actualizaciones tecnológicas, limpiar bases de datos, efectuar respaldos de información o capacitar al personal de guardia.

Para muchas empresas, el fin de año se convierte en una temporada de baja productividad. Pero para otras organizaciones, principalmente en la industria de las pequeñas y medianas empresas (PyME), estos días de asueto no necesariamente son sinónimo de descanso, al contrario, en algunos casos significa un incremento de ventas

De hecho, según datos de la firma Regus –firma especializada en acondicionar y rentar oficinas por meses, semanas o incluso días–, más del 40% de las PyMEs no toman periodos vacacionales.

¿Cómo aprovechar entonces los recursos de tiempo y personal en temporadas que suelen ser bajas para la mayoría de los negocios, con excepción de los comercios y proveedores de servicios?

De acuerdo con el ingeniero Arístides Palma, director general de Zafiro Software, en los periodos vacacionales existen dos modelos de trabajo diferente:

Actividades operativas y administrativas a la baja, que requieren estar pendiente de las acciones realizadas con equipos reducidos de trabajo (las guardias).

  • Para atender este modelo de trabajo en periodo vacacional se puede incrementar la productividad capacitando al personal, ya que en ocasiones es imposible parar las operaciones diarias, por lo que este periodo es ideal para resolver los requerimientos de los usuarios.
  • A los dueños o responsables de las áreas gerenciales se les debe habilitar acceso con una conexión remota segura.
  • También es una buena oportunidad para realizar inventarios. “Existen empresas que aprovechan para realizar inventario físico a final de año, volviendo a esta actividad engorrosa; sin embargo, con la adopción de tecnología que ofrece integrar este módulo desde su implementación se reduce el personal de guardia y tiempo, ya que se van generando a lo largo del año, facilitando esta tarea”, asegura Palma.

Alta actividad operativa, en donde incluso se necesita reclutar personal temporal para cubrir las demandas de sus clientes.

  • Para este segundo modelo de trabajo, donde la capacidad de operación puede verse rebasada, las herramientas tecnológicas deben ser de fácil manejo y contar con un soporte de consultoría de rápida respuesta para capacitar al nuevo personal.

Palma opina que toda empresa, sin importar el giro o tamaño, debe considerar la capacidad de sus sistemas de gestión empresarial para adaptarse a las necesidades del propio modelo de negocio y contar con un equipo de respaldo por parte de los proveedores.

Finalmente, el directivo de Zafiro Software, aconseja seguir las recomendaciones comunes para mejorar el rendimiento de los sistemas de gestión empresarial en este fin de año, tales como: revisar el buen estado del cableado, tener tierra física, contar con buenas comunicaciones, realizar mantenimiento y actualizaciones.

Palma agregó que los empresarios no se deben de olvidar de tres recomendaciones que, a su consideración, son las más importantes:

  1. Funcionalidad de la estrategia de respaldo: Revisar cómo se realiza este procedimiento y verificar si realmente la información se encuentra resguardada sin omisiones.
  2. Seguridad para cada usuario: revisar que las políticas de seguridad estén correctamente configuradas, para todos los equipos y de acuerdo con las funciones de cada uno.
  3. Base de datos limpias: mantener las bases de datos actualizadas y estandarizar los datos sin faltantes ni sobrantes.

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