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Cómo construir y entrenar equipos con resiliencia organizacional

Los equipos de respuesta de emergencia y resiliencia bien entrenados son un elemento clave para mantener la continuidad del negocio y recuperar su organización cuando ocurre un desastre.

Además de la típica recopilación y análisis de datos que caracteriza el desarrollo del plan de resiliencia, es esencial contar con el equipo adecuado para apoyar esos esfuerzos. La resiliencia organizacional es clave para preparar su negocio para un desastre potencial.

Una organización puede ya tener empleados en puestos que se ocupan de emergencias. Estos pueden incluir personal de las instalaciones, empleados en puestos de arrendadores y empleados de seguridad de edificios internos o contratados.

En este consejo, examinaremos las actividades de creación, capacitación y liderazgo asociadas con equipos que se ocupan específicamente de actividades relacionadas con la resiliencia. Entre esas actividades están las siguientes:

  1. Programa y desarrollo del plan
  2. Respuesta a incidentes
  3. Evaluación de daños
  4. Continuidad del negocio (BC)
  5. Tecnología de recuperación ante desastres (DR)
  6. Plan/programa de ejercicios
  7. Apoyo durante la recuperación
  8. Coordinación de reubicación
  9. Reanudación operacional
  10. Análisis y revisión posterior al evento.

Para las organizaciones con un gran personal de resiliencia, es posible establecer múltiples equipos con las tareas anteriores. Para organizaciones más pequeñas con departamentos de una o dos personas, una sola persona puede tener múltiples tareas de resiliencia organizacional antes, durante y después de un evento.

Crear los equipos

Comience por determinar cómo va a responder a un evento de emergencia. Esto generalmente se define en el curso del desarrollo de un plan BC y/o DR. El plan identificará equipos para actividades específicas, como la respuesta a incidentes y la recuperación del sistema, y ​​sus roles y responsabilidades. A continuación, identifique los recursos humanos disponibles. Estos pueden estar en su departamento, en la organización general y fuera de la empresa. Trabaje con su departamento de recursos humanos para identificar candidatos adecuados.

Discuta sus requisitos con los candidatos para evaluar su interés y disponibilidad. Vea si algún miembro potencial del equipo tiene experiencia previa en actividades de emergencia, ya que pueden ser candidatos ideales. Busque evidencia de un interés en la participación, un compromiso con la protección de la empresa y sus empleados, y la voluntad de participar en programas de capacitación y ejercicios periódicos de simulación.

Tenga en cuenta la advertencia de que alguien a quien le va bien en ejercicios y clases de entrenamiento puede parecer un gran candidato, pero eso no significa que esté listo para asumir el papel de inmediato. Es posible que algunas personas no puedan desempeñarse al mismo nivel en una emergencia real. Si bien es difícil identificar a aquellos que tienen el potencial de congelarse en una emergencia real, el entrenamiento adecuado y el ejercicio periódico pueden reducir la probabilidad de que tales dificultades ocurran en el futuro.

Preparar los equipos

Una vez que haya identificado y aprobado a los candidatos por su respectiva gerencia y recursos humanos, puede continuar con el siguiente paso de preparar a su equipo de resiliencia organizacional para la acción.

Los equipos exitosos de respuesta a emergencias y resiliencia son tan exitosos como la cantidad de capacitación que reciben, la cantidad de ejercicios que realizan, los recursos que tienen disponibles y su compromiso general para participar en los equipos.

Las opciones para organizar y realizar programas de capacitación para su equipo incluyen las siguientes:

  1. Programas de capacitación tipo «hágalo usted mismo» desarrollados internamente.
  2. Programas de capacitación proporcionados externamente por empresas calificadas.
  3. Capacitación proporcionada por el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS).
  4. Capacitación brindada por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) de EE. UU.
  5. Capacitación provista por organizaciones de aplicación de la ley, tales como policía, bomberos y manejo de emergencias.
  6. Programas de capacitación desarrollados internamente por otras empresas.

Determine los tipos de capacitación que su equipo necesitará, evalúe y seleccione las empresas de capacitación de candidatos, establezca un cronograma de capacitación y coordínelo con los miembros del equipo, así como con los de Recursos Humanos y el liderazgo de la empresa. Si es posible, invite a los miembros de la alta gerencia a asistir a clases de capacitación introductoria para que comprendan mejor las funciones y responsabilidades de los equipos de emergencia y resiliencia.

A medida que se completa cada sesión de capacitación, prepare un informe posterior a la sesión sobre los resultados y las lecciones aprendidas. Además, asegúrese de que los miembros del equipo reciban certificados de finalización del curso. Si es posible, considere preparar a algunos de los miembros del equipo en roles de liderazgo para acreditaciones de emergencia profesionales, como las ofrecidas por FEMA y DHS.

Ejercitar los equipos

Siempre que se contemple un ejercicio relacionado con BC/DR, respuesta a incidentes, evacuación y otros planes de emergencia, asegúrese de invitar a equipos de emergencia y resiliencia a participar. Pueden unirse a un ejercicio y servir como facilitadores para actividades específicas de ejercicio.

Si es posible, invite a representantes de organizaciones locales de primeros auxilios a participar en actividades de capacitación en resiliencia organizacional. Su experiencia y orientación pueden ser invaluables para los equipos a medida que desarrollan y amplían sus habilidades. Asegúrese de informar a los primeros respondedores sobre el ejercicio de antemano, así como sus roles propuestos.

Una vez que haya terminado cada ejercicio, prepare un informe posterior a la acción, a veces llamado «lavado en caliente», para resumir lo que funcionó y lo que necesita mejorar. Comparta el informe posterior a la acción con los equipos y busque sus comentarios y sugerencias para mejoras.

Incrustar los equipos

Un deseo a menudo declarado entre los profesionales de la resiliencia es «incrustar» actividades de resiliencia en una organización. Esto significa, por ejemplo, que el desarrollo de productos/servicios, las actividades operativas y otras funciones tienen disposiciones que garantizan que puedan protegerse y mantenerse en caso de emergencia.

Incruste a los miembros del equipo en actividades de resiliencia, no solo como miembros del equipo de emergencia, sino también como participantes activos en las actividades de planificación y desarrollo. Asegúrese de invitarlos a revisar la respuesta a incidentes, BC/DR y otros planes durante el ciclo de revisión programado. También pueden ser invitados a participar en programas de concientización y capacitación para empleados. En resumen, los equipos de emergencia y resiliencia son activos vitales para respaldar el compromiso de una organización con la resiliencia operativa y la supervivencia.

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