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Aclarar el Mito del Programa Oracle E-Business Suite R12 de Contabilidad Auxiliar

Funciones del Programa de Contabilidad Auxiliar Oracle E-Business Suite R12 implican grandes cambios en las tareas de contabilidad de las empresas.

El nuevo Programa de Contabilidad Auxiliar (SLA, por sus siglas en inglés) es un gran cambio en la arquitectura del Oracle E-Business Suite (EBS) Release 12 Financials  debido a muchos factores, incluyendo una contabilidad basada en reglas y una mayor transparencia.

El nuevo modelo centralizado de contabilidad basada en reglas, que tiene un esquema nuevo, brinda muchos beneficios, incluyendo la estandarización y consolidación de la contabilidad. Ya que los datos contables ingresados están en un archivo central  todo en uno , las empresas verán mayor control y transparencia en su contabilidad. Un cambio definitivo ha ocurrido, en el hecho de que el procesamiento de las transacciones está separado de la contabilidad asociada a las transacciones. También, debido a esta centralización, se puede cuadrar desde un nivel de contabilidad auxiliar. 

Es importante darse cuenta de que las reglas de contabilidad se pueden aplicar solamente a transacciones que vienen de las cuentas auxiliares. El programa SLA no procesa asientos manuales, ni asientos cargados a través de WebADI, así que no pueden implementar reglas contables definidas por el usuario. Las siguientes cuentas auxiliares usan el programa SLA cuando se generan asientos contables: Compras, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos, Proyectos, Gestión de Costos, Gestión de Efectivo, Cuentas Intercompañía, Inventario en Proceso, Nómina, Sector Público/Federal, Gestión de Arrendamientos, Préstamos y Globalizaciones.

La Contabilidad Auxiliar en Oracle EBS R12 no es un módulo. Es un grupo de servicios para un módulo, y por lo tanto no existen responsabilidades de Contabilidad Auxiliar. Todos los formularios de consulta de Contabilidad Auxiliar y programas simultáneos están integrados dentro de cada responsabilidad estándar de Aplicaciones Oracle (por ejemplo, Administrador de Cuentas por Pagar). Un nuevo Administrador de Costos SLA gestiona la contabilidad para el Inventario, Trabajo en Proceso y Recibos. El Programa SLA provee los siguientes servicios a las cuentas auxiliares:

  • Generación y almacenamiento de asientos contables detallados;
  • Almacenamiento de balances de cuentas auxiliares;
  • Acceso a los asientos auxiliares con desglose de transacciones;
  • Informes de cuentas auxiliares; y
  • Reglas configurables, en vez de codificado de forma rígida (integradas al código fuente), que se usan por un programa contable en común.

Uno de los mayores beneficios del Programa SLA es la habilidad de crear más de una representación contable para un único asiento de transacción. Esto es especialmente beneficioso para las organizaciones globales que tienen exigencias legales y en materia de regulaciones.

Crear Contabilidad

El programa secundario  Create Accounting  (Crear Contabilidad) es la manera estándar de crear contabilidad en todas las cuentas auxiliares. Este programa procesa eventos contables elegibles para crear asientos del subdiario contable. Para crear estos asientos, el programa Crear Contabilidad aplica las Definiciones Contables de la Aplicación correspondientes, definidas en el Generador de Métodos Contables. Adicionalmente, el programa Crear Contabilidad valida y crea asientos del subdiario contable, opcionalmente transfiere asientos de diario al Libro Mayor (GL, por sus siglas en inglés), opcionalmente pone asientos de diario en el Libro Mayor y genera el Informe del Programa de Contabilidad Auxiliar. El Programa SLA usa el Método de Contabilidad Auxiliar que ha sido asignado al Libro Mayor para generar los asientos contables.

Nuevas capacidades de contabilidad en borrador son especialmente útiles para verificar los asientos contables y para desarrollar nuevas Reglas de Contabilidad Auxiliar. Los usuarios pueden determinar el impacto contable de asientos de diario sin trasferir los asientos contables al Libro Mayor. De hecho, los asientos contables que se generan en modo borrador no se pueden transferir al Libro Mayor. Pueden borrarse y volverse a crear y los parámetros de transacción o contabilidad pueden ser alterados. Se incluyen en los informes contables para evaluar completamente el impacto de las reglas de contabilidad, pero no actualizan los balances ni acotan fondos. Cuando las reglas de contabilidad son las correctas, los asientos se pueden recrear en modo final y transferirse al Libro Mayor.

Algunas de las mejores prácticas para el proceso de Crear Contabilidad incluyen:

  • Ejecutar el Proceso de Crear Contabilidad todos los días;
  • Usar Contabilidad en Modo Borrador si continuamente se experimentan problemas con la contabilidad;
  • Resolver los problemas reportados en el Informe del Programa SLA; y
  • Ejecutar el proceso Transferir al Libro Mayor un tiempo adicional durante el período de cierre para verificar que todos los asientos contables se han transferido.

Formularios, informes y definir las reglas

Uno de los mayores impactos al usuario final es la adición de tres Formularios de Consulta para Contabilidad Auxiliar. Se pueden usar para investigar, conciliar y desglosar desde el Libro Mayor. Los formularios son el formulario de Eventos Contables, el formulario de Asientos de Diario y el formulario de las Líneas de Asiento. Desarrollados en la nueva tecnología Oracle Applications Framework, estos formularios brindan a los usuarios una interfaz que facilita hacer consultas sobre asientos de diario y eventos contables. Las consultas se pueden guardar como visitas para volver a usarse, ahorrándole tiempo al usuario final. También están estandarizadas entre las cuentas auxiliares.

Oracle ha desarrollado muchos informes nuevos que informan sobre datos en el archivo central SLA. Los siguientes informes son nuevos dentro de Oracle EBS R12: Informe de Asientos de Diario, Informe de Análisis de Cuenta, Informe de Balances de Terceros, Informe de Excepción de Cierre de Período, y Listado de Balances de Cuentas Pendientes. El Informe de Asientos de Diario muestra información detallada de los asientos y detalles de transacción para los asientos del subdiario contable. También incluye ajustes introducidos al Libro Mayor y asientos publicados al Libro Mayor de otras fuentes. Solo los asientos publicados se incluyen en el informe. El Informe de Análisis de Cuenta provee información desglosada sobre el movimiento de una cuenta en particular para un período o rango de períodos.

Solo incluye asientos de diario que han sido transferidos y publicados al Libro Mayor. El Informe de Balances de Terceros muestra información de balances y actividad para cuentas de control de proveedores y clientes. Este informe es un requerimiento en ciertos países.

Una de las nuevas funciones del Programa SLA es el Generador de Métodos Contables (AMB, por sus siglas en inglés), que permite a los usuarios definir reglas de contabilidad usando formularios estándar de Oracle. Con esta función, los usuarios pueden definir y mantener reglas de contabilidad sin adaptar el código contable. Esto brinda gran flexibilidad al usuario mientras mantiene el control necesario. Los usuarios también pueden cumplir con los requerimientos geográficos, legales y de industria con mayor facilidad. Al implementar reglas contables, los asientos de diario manuales y las modificaciones pueden reducirse. Un beneficio adicional es que, ya que estas reglas contables definidas por el usuario se crean y mantienen a través de formularios, todas las reglas contables definidas por el usuario se mantendrán para actualizaciones posteriores. El AMB tiene soporte lógico, como el establecimiento de prioridades y enunciados condicionales sin usar SQL.

SOBRE EL AUTOR
Alyssa Johnson se ha centrado en el Oracle E-Business Suite Release 12 Financial Applications desde que salió al mercado en 2007. Es subdirectora de prácticas en ROLTA y miembro de la junta directiva de OAUG.

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