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7 estrategias de optimización de costos de TI para los CIO

Compilamos una lista de siete estrategias de optimización de costos de TI que los CIO pueden aplicar a cualquier marco para ayudar a reducir los costos dentro de sus organizaciones y, al mismo tiempo, permitir las operaciones comerciales.

Desde el colapso de las punto com en 2001, los líderes empresariales han pensado en los departamentos de TI como centros de costos. Como resultado, el trabajo principal del CIO es reducir los costos: "hacer más con menos" se ha convertido esencialmente en el mantra.

Pero 2001 fue hace una generación. Más recientemente, eventos como la pandemia de COVID-19 destacaron las formas en que la TI puede servir como habilitador comercial. Después de todo, sin la tecnología, habría sido imposible para las empresas pasar tan rápidamente a una fuerza de trabajo remota.

Entonces, ¿de qué se trata? ¿Es la TI un coste o un facilitador empresarial? Es ambos. La optimización de costos de TI es el arte y la ciencia de reducir costos al tiempo que permite las operaciones comerciales.

Gartner proporciona un marco de cuatro capas para la optimización de costos de TI, siendo el primer y más básico nivel la adquisición de TI: obtener los mejores y más efectivos precios y condiciones para las compras. El segundo nivel es aislar y ejecutar áreas de reducción de costos dentro de TI: formas de minimizar el gasto reduciendo el número de licencias, cambiando a diferentes ofertas de tecnología o cortando vínculos con tecnologías obsoletas. El tercer nivel es identificar e implementar ahorros de costos conjuntos de negocios y TI. El cuarto nivel es la reestructuración empresarial y la innovación: emprender la mejora de procesos y desplegar nuevos métodos para minimizar la dependencia de tecnología obsoleta o aprovechar la nueva tecnología.

Si bien este enfoque tiene sentido, ¿cómo pueden los CIO aplicar este marco a una iniciativa de optimización de costos de TI en curso? A continuación, se presentan siete estrategias de optimización de costos de TI para aplicar a su marco de optimización de costos de TI:

Estrategia #1: Reimaginar la adquisición de tecnología

Las generaciones pasadas de profesionales de TI tenían un conjunto limitado de opciones cuando se trataba de adquirir tecnología. Podrían comprar software, escribirlo ellos mismos o comprar hardware.

En el entorno actual, ese conjunto limitado se expandió a un espectro completo de opciones según el grado de personalización y propiedad requeridos. En un extremo está el trabajo humano dedicado, ya sea equivalente a tiempo completo o como consultores, o proyectos de consultoría; en el medio están los servicios administrados seguidos de SaaS e IaaS/PaaS; y finalmente, hardware o software dedicado.

El concepto de que los servicios y SaaS pueden reemplazar el esfuerzo humano, así como el hardware y software dedicados, está comenzando a afianzarse en la conciencia de los CIO.

Por lo tanto, la primera pregunta que los CIO deben hacerse al evaluar una tecnología o capacidad nueva o existente es: "¿Qué factor de forma necesito y por qué?"

Específicamente, es probable que SaaS, un servicio administrado o una combinación de ambos puedan reemplazar a uno o más empleados. SaaS, IaaS, PaaS y algunos servicios gestionados también pueden ofrecer una mayor flexibilidad.

Es clave aplicar este enfoque al ciclo de vida completo de la tecnología, desde la implementación inicial, pasando por el mantenimiento y el soporte, hasta el final de su vida útil. Es decir, las respuestas pueden ser diferentes según la fase del ciclo de vida. Los CIO podrían encontrar que desarrollar software internamente es más barato y más efectivo que subcontratar el desarrollo, pero un servicio administrado o un contrato de consultoría es más barato cuando se trata de mantenimiento y soporte.

Estrategia #2: Implementar DevOps

A estas alturas, la mayoría de los CIO han oído hablar de DevOps, ya que es una forma excelente de reducir el tiempo de desarrollo de software y mejorar la aceptación de los usuarios. Sin embargo, también vale la pena señalar dos factores adicionales.

Primero, DevOps generalmente reduce el costo operativo al involucrar al personal de operaciones al principio del proceso. La cantidad exacta de ahorros depende del proyecto, pero una reducción de costos del 20% o más no es atípica, y durante una vida útil de cinco años, los ahorros pueden acumularse.

En segundo lugar, los procesos de DevOps y Agile pueden aplicarse a algo más que al desarrollo de software. Prácticamente todas las formas de servicios de TI, desde la ciberseguridad hasta los servicios de colaboración y los servicios de red e infraestructura, pueden utilizar un modelo DevOps/Agile durante el desarrollo. Aunque los ahorros de costos pueden no ser tan drásticos fuera del ámbito del software, siguen siendo considerables.

Estrategia #3: Participar en la reingeniería de procesos comerciales

Los procesos obsoletos son costosos y sorprendentemente comunes, por una buena razón. Los procesos comerciales están inextricablemente relacionados con el estado actual de la tecnología. Por ejemplo, cuando el lápiz y el papel son el estado actual, el proceso de obtención de la aprobación está diseñado en torno al uso de lápiz y papel para obtener el permiso de un gerente.

La mayoría de las veces, los líderes empresariales no aprovechan al máximo las sucesivas oleadas de innovación tecnológica. Por ejemplo, a medida que los faxes se generalizaron, luego se reemplazaron por el envío de archivos PDF por correo electrónico y luego se reemplazaron por servicios de firma en línea como DocuSign, los procesos no evolucionaron junto con ellos.

Un CIO haría bien en cuestionar los fundamentos mismos de tal proceso preguntando "¿Por qué estamos haciendo esto?" Pueden preguntar por qué es necesaria la aprobación basada en firmas si existe un proceso de flujo de trabajo electrónico auditable.

Este es un ejemplo simple, pero la mayoría de las organizaciones están plagadas de procesos que se desarrollaron alrededor de las limitaciones de la tecnología anterior. Gartner coloca la "reestructuración empresarial" en la capa superior, lo que significa que es más difícil, sin embargo, en mi experiencia, este tipo de reingeniería de procesos empresariales es algo que los CIO pueden hacer de manera eficaz durante todo el proceso de optimización de costes.

No espere hasta que todo lo demás esté hecho. En otras palabras, incorpore la reingeniería de procesos de negocio en cada proyecto de TI.

Tenga en cuenta que la reingeniería de procesos comerciales es un momento excelente para aprovechar el enfoque de "las cinco preguntas" desarrollado originalmente por Toyota en la década de 1980 para optimizar su proceso de fabricación. Al preguntar repetidamente "por qué", el CIO puede llegar a la raíz de por qué existe un proceso comercial y abordar los cambios que pueden alinearlo más con la tecnología moderna y generar ahorros de costos.

Estrategia #4: Implementar el código abierto de manera adecuada

El software de código abierto puede ser una excelente manera de reducir costos, asumiendo que la industria vertical del CIO puede respaldar su uso. Hay algunas industrias estrictamente reguladas que no pueden aceptar el riesgo asociado con el desarrollo de software que ocurre fuera de un marco de control específico.

Vale la pena señalar que el código abierto puede aplicarse no solo al software, sino también a la personalización y el desarrollo de plantillas.

Por ejemplo, muchos paquetes de software de pago generaron una comunidad de usuarios entusiastas que personalizaron el software y desarrollaron plantillas para una variedad de capacidades. Por lo general, estas personalizaciones y plantillas están disponibles de forma gratuita o por un costo nominal y pueden ahorrarle al personal incontables horas de tiempo de desarrollo.

El principal desafío al utilizar software de código abierto, ya sea código fuente, plantillas o personalizaciones, es asegurarse de que no haya sido infectado por ataques de ciberseguridad, incluidas las amenazas persistentes avanzadas (APT). Los CIO con dependencia estratégica del código abierto necesitan procesos efectivos de seguridad de aplicaciones.

Estrategia #5: Utilizar crowdsourcing

Hablando de comunidades de usuarios entusiastas, estos mismos usuarios pueden implementar para reducir los costos de las funciones de TI. En lugar de invertir en un centro de contacto o mesa de ayuda, algunos CIO encontraron que es más efectivo configurar y monitorear una plataforma de chat comunitario donde los usuarios pueden ayudar a otros usuarios a solucionar problemas e implementar tecnología de manera efectiva.

A la mayoría de las personas les gusta mostrar competencia y ayudar a los demás; todo lo que TI necesita hacer es proporcionar una plataforma que les permita hacerlo y vigilarla para limitar la información errónea y brindar soporte de tercer nivel cuando un problema es mayor de lo que los usuarios pueden manejar.

Tal vez los CIO no se den cuenta de que es posible ahorrar millones de dólares de esta manera y no solo internamente. Algunas empresas han cambiado a un modelo de soporte al usuario para sus propios productos y servicios, lo que les permite cerrar costosos centros de contacto.

Estrategia #6: Entablar relaciones de riesgo compartido

La mayoría de los proveedores de tecnología dirán que quieren proporcionar "soluciones" en lugar de simplemente hardware, software o servicios. Déjelos. Específicamente, establezca relaciones que recompensen a los proveedores de tecnología en función del resultado de sus esfuerzos.

Por ejemplo, un CIO podría pagarle a un proveedor de software una modesta tarifa inicial en el momento de la implementación, y el resto debe pagarse solo cuando se materialicen los beneficios comerciales prometidos. Estas relaciones de riesgo compartido requieren una estructuración cuidadosa, pero pueden garantizar que cualquier inversión alcance o supere el objetivo deseado.

Una advertencia sobre el riesgo compartido es estar al tanto de las relaciones que pagan a los proveedores para que negocien en función de un porcentaje de los ahorros incurridos. Muchos CIO contratan consultores de telecomunicaciones cuyo trabajo es negociar con proveedores de telecomunicaciones y cuya compensación es un porcentaje de los ahorros del contrato.

Esto se considera una mala idea porque tal arreglo excluye la posibilidad de un cambio de tecnología, es decir, de Multiprotocol Label Switching (MPLS) a una alternativa significativamente menos costosa como SD-WAN.

Pagar a los negociadores para fijar tarifas favorables para los servicios existentes excluye la posibilidad de reemplazar esos servicios por otros más innovadores y menos costosos.

Es mejor enfocar el riesgo compartido en áreas de innovación explícita incentivando a los proveedores de tecnologías innovadoras, en lugar de a los negociadores, a entregar el valor prometido por la innovación.

Estrategia #7: Rediseñe su WAN

En 2019, antes de la pandemia de COVID-19, Nemertes Research documentó en su "Estudio de investigación sobre redes de próxima generación 2020-21" que, entre los 389 participantes de la investigación, poco menos del 40% de todo el tráfico de la red empresarial atravesó la ruta WAN "tradicional", desde una oficina local a un centro de datos local. El 60% restante comenzó o terminó fuera de las instalaciones.

Un empleado remoto que accede a un centro de datos en las instalaciones es un ejemplo de tráfico que comienza fuera de las instalaciones y termina en las instalaciones; un empleado de la oficina que accede a los recursos de la nube es un ejemplo de tráfico que comienza en las instalaciones y termina fuera de las instalaciones. Y, por supuesto, un empleado remoto que accede a los recursos de la nube puede generar tráfico que comienza y termina fuera de las instalaciones.

Muchas empresas medianas y grandes invirtieron millones de dólares en tecnologías WAN empresariales como MPLS. Ahora es un excelente momento para considerar la eliminación gradual de estas tecnologías heredadas y reemplazarlas con alternativas de menor costo, como SD-WAN con capacidad inalámbrica que puede admitir los flujos de tráfico emergentes "fuera de la red".

SD-WAN puede reducir los costos de red hasta en un 90% y, por separado, mejorar o reemplazar las WAN con WAN inalámbricas puede reducir los costos de ancho de banda hasta en un 52% al tiempo que mejora la agilidad y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar.

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