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Top 5 preguntas que hacer antes de comprar un sistema ERP

Lauren Gibbons Paul, Contribuidora

Una vez que una compañía decida que es tiempo de cambiar su mundo ERP - - una actualización ERP, migrar a un paquete completamente diferente, o implementarlo por primera vez - - existen más decisiones que tomar. 

Cuando finalmente llega al punto de comprar un sistema ERP, ¿la empresa debería quedarse con el vendedor ERP actual? ¿Convertir a una aplicación “en demanda”? ¿O cambiarse a una aplicación de gama alta tier 1 para un ERP mas escalable?

Según Frank Scavo, Analista principal de Constellation Research, existen 5 preguntas claves que las compañías deben hacerse antes de seleccionar el software ERP.   

    1.¿Estamos empezando de cero?Si una compañía se esta cambiando de un revoltijo de hojas de calculo de Microsoft Excel y otras herramientas unificadas –la situación que varios fabricantes de pequeños a medianos enfrentan - - tienen el lujo de tener una oportunidad de un verdadero “campo verde”. “En este caso, no hay nada empujándote de un vendedor a otro. Tu rango de oportunidades viables es mucho mas amplio,” dijo Scavo. La organización incluso puede irse con “en demanda”, Software como Servicio ERP, algo que la mayoría de los fabricantes no puede hacer por sus aplicaciones arraigadas en premisas.

    2. ¿Que ocurre con nuestro actual vendedor? En varias ocasiones, el vendedor ERP actual de una organización, le dará una buena razón, como descuentos en licencias y créditos, para actualizar y seguir adelante. Por esta razón, escoger al vendedor tiene sentido empresarial, según Scavo. Sin embargo, hay ocasiones cuando un cambio es inevitable. Bev Dennis, Gerente de oficina y Gerente TI de facto en la fabrica de partes industriales Allegheny York Co., con base York, Pennsylvania., fue acusada de escoger un sistema ERP cuando al sistema basado en IBM AS/400 de su compañía se le acabo el gas. “Ese sistema tenia 30 años,” dijo Dennis. Después de evaluar varios sistemas equipados para fabricantes pequeños, Dennis escogió un paquete que se encarga de órdenes de compra, producción, ajuste de inventario, manejo de materiales crudos y todo lo que se encuentre intermedio. La clave fue utilizar los paquetes en un ambiente de prueba antes de tomar su decisión dijo Dennis.

    3. ¿Es tiempo de migrar? Si el vendedor actual no ofrece capacidades - - tales como análisis de negocios – que la compañía necesite, entonces es tiempo de irse a otro lugar. Considerando la publicidad que rodea a los sistemas basados en ERP en nube, las compañías querrán evaluar las opciones incluidas en las versiones en premisas, tomando en cuenta los costos a largo plazo. ERP basado en nube puede proporcionar ahorros a corto plazo en cuanto las compañías evitan comprar hardware y licencias de software tradicional, dijo Scavo, pero puede ser más costoso a largo plazo.

     4.Si la decisión es hacer una migración ERP, la siguiente pregunta es “¿Debemos cambiarnos a un paquete tier 1?”“Los fabricantes empezaran con sistemas tier 2 o tier 3 y en algún momento crecerán y los dejaran, típicamente agregando instalaciones o planas,” dijo Scavo. “En vez de instalar una versión separada de ese sistema en cada planta, ellos buscan instalar un solo sistema.” En este punto, ofrecer un tier 1 es comúnmente la única opción con suficiente escala para estar a la medida de las necesidades de la compañía. Los expertos dicen que los vendedores de tier 1 generalmente tienen soporte más robusto para cadenas de proveedores internacionales, otra necesidad común de las compañías fabricantes en alza.

     5. Finalmente, la pregunta mas importante para la elección de software ERP: “¿Tiene el vendedor experiencia en nuestro nicho?” Las compañías que escogen un nuevo sistema en algún momento limitaran su campo a dos vendedores. En ese punto han hecho todas las mejores prácticas de la elección de software (hablar con referencias, usar el producto en un ambiente de prueba, negociar el precio, igualando el producto a las necesidades del negocio del futuro). Lo que debe marcar la diferencia, de acuerdo con Scavo, es si el vendedor tiene experiencia en la industria de la compañía.

    “Si es un cocinero multiestado, tendría que ver si tienen otro gran cocinero como cliente,” dijo Scavo. “No están interesados en un cliente de bebidas o en un comerciante. Los vendedores no necesariamente atienden a todas las industrias y sub industrias de igual forma.” La compañía escoge un vendedor con experiencia relevante para que pueda equilibrar los procesos, las mejores practicas y otros atajos que el vendedor a desarrollado por otros clientes en ese grupo, dijo el.

En todo caso, los fabricantes deben tomarse un tiempo significativo eligiendo un sistema ERP. “Es una gran inversión, y quieren asegurarse de que obtengan lo mejor por su dinero,” dijo Dennis.


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