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Administración de contenidos empresariales: una mirada a los sistemas ECM

Descubra como ECM esta evolucionando y aprenda cuales son las funciones y características que están en demanda.

La administración de contenidos empresariales (ECM) es un mercado establecido desde hace tiempo, pero la tecnología...

ECM cambia y evoluciona, aumentando progresivamente su importancia para las organizaciones a medida que éstas tratan de aprovechar mejor la información contenida en documentos, emails, blogs y otro tipo de información no estructurada. Además, las normas impuestas tanto por los gobiernos como por la propia industria, y las nuevas exigencias del mercado impulsan el desarrollo de la tecnología ECM. Averigüe cómo evoluciona la ECM y conozca las prestaciones y funciones más demandadas actualmente.  


La administración de contenidos empresariales (ECM) ha evolucionado significativamente en las últimos cinco años. Estimulada por los riesgos legales, la necesidad de cumplir las diferentes exigencias normativas, el gran valor de los contenidos y los nuevos retos de protección de la información, asistimos a un renovado interés por esta disciplina.


"El espacio para los contenidos, registros y documentos se está transformando para convertirse en parte de algo mucho más grande —y muy distinto— de lo que ha sido”, dice John Mancini, presidente de la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM, por sus siglas en inglés).  

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Actualmente, la ECM es una disciplina muy compleja que abarca tanto a personas como a procesos y tecnologías, dice Mancini, con plataformas de funcionalidad completa, integración con otras aplicaciones empresariales y analítica sofisticada.


"En el núcleo de esta transformación está la ampliación del principio organizador básico del espacio de los contenidos”, señala.


La ECM ya no se limita a compartir discos, aunque esto sigue haciéndose a muchos niveles. Históricamente, con los discos compartidos y otras herramientas utilizadas inicialmente por la ECM, la atención de la administración de contenidos se ha centrado en “dónde” almacenar los datos. Aunque esto solucionaba el problema básico, las necesidades empresariales se han ido extendiendo a la gestión y utilización de la información almacenada. Las compañías comprendieron que había grandes cantidades de información en los discos compartidos que se desperdiciaba, se perdía, se duplicaba o quedaba sin protección. Las organizaciones necesitaban instrumentos que les permitieran analizar, gestionar y filtrar la información guardada en sus sistemas de ECM.


Por esto, la ECM actual va mucho más allá del almacenamiento de contenidos. En estos momentos, la ECM abarca a la captura, la administración, el almacenamiento, la conservación y la distribución de contenidos. El progresivo incremento en la adopción de sistemas ECM ha creado una demanda de mayor funcionalidad para la entrada de información en el front-end y para su distribución en el back-end. Además de funciones de búsqueda, las compañías a menudo quieren tener capacidades de inteligencia empresarial (BI). En lugar de ingresar los datos, las empresas quieren la captura automática de información. Por miedo a posibles  demandas judiciales, las empresas añaden la administración de registros y eDiscovery. Todas estas características cobran un protagonismo cada vez mayor en el discurso más reciente sobre la ECM.


Glosario ECM


Inteligencia empresarial (BI) es el proceso que consiste en obtener valor de los contenidos almacenados a través de recursos como el minado, la analítica y el reporte de información.

La administración de procesos empresariales (BPM) incorpora flujos de trabajo, contenidos y lógica al control del flujo de datos dentro de una organización.

Captura de documentos es el proceso que consiste en fusionar los contenidos de papel y digitales usando tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el escaneado y el procesamiento de formularios.

eDiscovery es el proceso de recopilar, buscar y clasificar contenidos electrónicos con finalidades de litigación.

Trabajadores del conocimiento son aquellos empleados de apoyo y atención al desarrollo adecuado de los procesos básicos del negocio que tienen capacidades específicas y están asignados a interpretar y utilizar la información digital.

Administración de registros (RM) es la práctica de mantener registros siguiendo un plan de retención. La RM gobierna la taxonomía (ubicación del almacenamiento, metadatos y etiquetas) de los documentos. Búsqueda es el proceso seguido para encontrar contenidos dentro de un sistema ECM usando términos y frases conocidas, bien sean simples o complejas.

Web 2.0 se refiere a la administración y publicación de contenidos para la Web. Inicialmente, la gestión de contenidos Web se centraba en la administración de contenidos Web internos y externos. Ahora se ha expandido a las áreas de redes sociales y rich media.
La propuesta de valor también está cambiando. Antiguamente, la adopción de la tecnología venía frecuentemente motivada, retroactivamente, como respuesta al mismo problema. Pero en los últimos tres años, las compañías han adoptado posturas más proactivas con sus prácticas de gestión de contenidos, especialmente en sectores con un alto riesgo asociado al (in)cumplimiento normativo. Esta tendencia ha hecho que las empresas estén más preparadas y ha liberado una inteligencia que nunca supieron que tenían. Actualmente, la administración de contenidos como proceso empresarial se da por supuesta. El catalizador de la adopción de la ECM suele ser una herramienta para mantenerse por delante de la competencia, aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento y prepararse para lo inesperado.


De la misma manera, los planteamientos tecnológicas también evolucionan. La tecnología ECM ha madurado hasta el punto de que los proveedores ya no presionan para vender prestaciones, sino que son las propias organizaciones las que las piden. Asistimos a un marcado aumento de las alianzas entre proveedores —además de fusiones y adquisiciones— con el objetivo de ofrecer nuevas funcionalidades.


A medida que el modelo de “pago por uso” deja de ser una moda y se convierte en necesidad, los sistemas ECM se están reconfigurando como soluciones SaaS con funcionalidades on demand. Uno de los caminos que siguen los proveedores de ECM viene marcado por los clientes ligeros y los estándares abiertos. No sólo está cambiando la arquitectura; también lo hacen los tipos de datos. El desarrollo de nuevos tipos de contenidos hace que las compañías se estén convirtiendo en adictas a la información, y quieren todo ese contenido bien almacenado y actualizado. Las redes sociales generan inmensos volúmenes de datos susceptibles de presentar problemas legales o de aumentar el conocimiento de los clientes. Los contenidos rich media tienen un alto valor de reutilización pero, con frecuencia, se pierden después de su primer uso. A las empresas les gustaría cosechar más información del contenido existente.


Hoy en día, la tecnología que soporta la ECM no está limitada a las plataformas con una finalidad unidireccional, sino que incluye otras capacidades, como la captura de documentos, Web 2.0, administración de procesos empresariales (BPM), gestión de registros, búsqueda de información empresarial y BI. Las compañías quieren guardar más información y sacar más valor a la información almacenada.


El ritmo al que se está produciendo la transformación exige que las empresas estén muy atentas. No estamos sólo ante una batalla por la competitividad. Es necesario también asegurarse de que las soluciones adoptadas por su empresa cubren una necesidad específica de la compañía y de que la tecnología se emplea a su máximo potencial. Por todo ello, entender la base sobre la que se asienta la ECM y sus componentes individuales es un aspecto esencial para el éxito sostenido de la infraestructura de TI en las empresas.  


Acerca del autor: Chris Riley es un renombrado experto en reconocimiento de documentos, administración de contenidos empresariales (ECM) y tecnologías analíticas. Actualmente, Riley es arquitecto senior de ECM y captura de documentos en ShareSquared, Inc. Vive y respira la tecnología y ha levantado su carrera ayudando a las empresas a comprar, utilizar y optimizar tecnologías avanzadas para sus negocios. Riley cuenta con más de 12 años de experiencia en este terreno. Durante este periodo, ha sido propietario de tres compañías de software y ha recibido diversos premios de tecnología y empresa. Tiene títulos académicos en administración de empresas, ciencias de la computación y matemáticas, además de certificados de “Profesional de la Administración de Contenidos Empresariales (ECMp)” y “Profesional de la Información, la Organización y el Acceso (IOAp)” emitidos por la AIMM. Riley es también un activo conferenciante y educador en todos los ámbitos relacionados con la recopilación y distribución de contenidos. Pueden escribirle a Chris.Riley@sharesquared.com.

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