Domine los cinco factores de éxito para actualizaciones de ERP

Noticias

Domine los cinco factores de éxito para actualizaciones de ERP

Eric Kimberling, Contribuidor

Cuando las empresas invierten en software ERP, normalmente puede esperar un lapso de 10 a15 años de utilización del software antes de que éste resulte  anticuado o mal alineado con las necesidades del negocio. Las organizaciones suelen invertir grandes cantidades de tiempo, dinero, recursos y estrés organizacional en sus iniciativas de software empresarial y esperan recibir una retribución decente a esas inversiones.

Si los ejecutivos juegan bien sus cartas e invertir en mejoras de ERP a través del ciclo de vida del software, se puede esperar que obtengan incluso un mayor uso de los sistemas.

Sin embargo, a lo largo de la vida útil de un sistema ERP, la funcionalidad del software básico puede llegar a desalinearse con los requerimientos del negocio si no se actualiza a seguir el ritmo de la naturaleza cambiante de la tecnología y las mejores prácticas del sector. Los ejecutivos a menudo prefieren ir-en-vivo para la parte final de un proyecto de ERP y rechazan mejorar continuamente el software a través del tiempo, causando un desajuste mayor y más rápido entre las necesidades empresariales en evolución y las capacidades del sistema.

La manera de abordar este desafío es actualizar el software. En un mundo perfecto, esto podría a pasar en cada versión del proveedor de ERP, pero la mayoría de las empresas no suelen invertir en mejoras por temor a la interrupción de operaciones, la falta de recursos o de personalización que no serán recogidos por el nuevo software. En el clima económico actual, donde directores financieros y directores de información tienen aversión al riesgo y exigen mejores rendimientos de las inversiones de capital, las actualizaciones pueden ser una alterativa muy atractiva para una implementación de ERP del tipo quitar-y-remplazar.

Ya sea que usted esté a punto de actualizar el software que recientemente acaba de implementar o que hayan pasado 10 años o más, hay 5 cosas que usted querrá tener en cuenta a la hora de embarcarse en la iniciativa:

La lista de los cinco factores

1. Gestión del proyecto de implementación de ERP

2. Gestión del cambio organizacional y la capacitación

3. Cuestiones y riesgos de implementación

4. integración de datos

5. Relación y soporte del proveedor

Gestión del proyecto de implementación de ERP. Es fácil pensar que una actualización no será tan compleja como una implementación total, pero eso no es necesariamente cierto. Las actualizaciones pueden ser casi tan costosas o arriesgadas como una implantación total de un nuevo software. Incluso si ese no es el caso, una actualización todavía requiere una gestión eficaz del proyecto. Usted querrá asegurarse de que los siguientes elementos se incorporan en su gestión del proyecto:

• La implementación efectiva y realista del plan del Proyecto ERP.

• Fuerte alineación ejecutiva a la compra del producto.

• Adecuados recursos del proyecto, responsabilidades y plan de dotación de personal.

• Requerimientos del negocio claramente definidos.

• Proceso interno para identificar riesgos organizacionales y de proyecto, junto con un plan evolutivo para gestionar los riesgos a medida que se descubren.

• Un marco de materialización de beneficios efectivos de negocio.

• Gobernanza fuerte del proyecto ERP y los controles para asegurarse de que el alcance del proyecto, el presupuesto y los hitos están fuertemente administrados, incluyendo control estricto de personalización y otros cambios al software.

• Un marco de decisión  ir/no-ir para ayudar a minimizar las interrupciones del negocio al ir-en-vivo.

Los ejecutivos a menudo pueden potenciar las lecciones aprendidas durante el período inicial de implementación de ERP para ofrecer una gestión del proyecto ERP mucho más fuerte y eficaz y marco de gobernanza durante el proceso de actualización.

La gestión del cambio organizacional y la capacitación. Mientras que el entrenamiento puede parecer algo secundario cuando no se está trayendo un software totalmente nuevo, tenga en cuenta que la tecnología cambia mucho más rápido que el empleado promedio. Esta realidad pone de relieve la necesidad de capacitación, comunicaciones y otras formas de gestión efectiva del cambio organizacional. Si bien los cambios en el sistema pueden parecer triviales en comparación con los cambios generalizados que conlleva una aplicación total, hay generalmente un gran número de cambios. Además, suele haber una nueva funcionalidad que presenta cambios significativos respecto a la versión anterior del software.

Un efectivo plan de organización de gestión del cambio para una actualización ERP debe incluir varios componentes:

• Una evaluación de la preparación organizacional para captar la aceptación de los usuarios del sistema actual e identificar los focos de resistencia y oportunidades para aumentar la aceptación de los empleados.

• Definición y documentación del plan de negocios de la organización, incluyendo claridad en torno a nuevos procesos de negocio y flujos de trabajo dentro del sistema actualizado.

• Capacitación al usuario final para ayudar a los empleados a entender la nueva funcionalidad, procesos de negocio y otros matices de la nueva versión del software.

• Análisis de impacto en el cambio organizacional para ayudar a identificar los cambios producidos por el nuevo software, junto con quienes se verán afectados y cómo.

• Documentación actualizada de los roles y responsabilidades de los empleados, ya que el software, inevitablemente, cambiará el trabajo de las personas.

• Implementación de nuevas políticas y procedimientos para los nuevos procesos de negocio y la funcionalidad del sistema.

• Un plan de comunicación con los empleados para ayudar a la organización a entender el momento y la naturaleza de los cambios.

• Un plan de realización de beneficios para determinar cómo reconocerá la organización los beneficios de negocio del software actualizado.

Con base en las actividades anteriores, también querrá desarrollar un plan de gestión del cambio organizativo que incorpora algunos de los aspectos únicos de su organización y las necesidades de los empleados.

Cuestiones y riesgos de implantación. Al desarrollar el plan del proyecto y gestión de la ejecución, las empresas deben considerar una serie de cuestiones y riesgos de implementación. Al igual que con las nuevas implementaciones, hay un número de variables que necesitan definirse al principio del proyecto y gestionarse en consecuencia. Éstos son algunos ejemplos de elementos que se necesitan para administrar todo el despliegue:

• Un plan de negocio claro y la definición de los procesos de negocio de extremo a extremo y flujos de trabajo.

• Pruebas de la integración de datos, técnica y de ERP, para asegurar que cualquier error de software o técnico se haya abordado con anterioridad a la entrada en funcionamiento.

• Sala de conferencias pilotos y pruebas de aceptación del usuario para asegurarse de que el nuevo software es técnicamente sólido y se ajusta a los procesos de negocio de la organización y sus requisitos.

• La migración de datos para asegurar que el software heredado está limpio, migrado y probado antes de la entrada en funcionamiento.

• Como se mencionó anteriormente, un plan de realización y beneficios de una efectiva gestión de cambio organizacional y realización de plan de beneficios para garantizar que los usuarios finales y los empleados estén preparados para la actualización y los cambios correspondientes en los procesos de negocio.

• Ir-en-vivo y dar soporte posterior a la entrada en funcionamiento y ayudar a los procesos de soporte de help-desk.

Estos potenciales puntos ciegos de la actualización deben ser tratados del mismo modo que para la implementación de software nuevo e incorporado en el plan del proyecto.

Integración de datos. Desafortunadamente, muchas organizaciones y equipos de implementación tratan la migración de datos como un ejercicio de último minuto. Sin embargo, como sucede con toda regla de implementaciones, las actualizaciones requieren que los datos sean limpiados, migrados y probados antes de ir-en-vivo. La primera cosa a tener en cuenta es que los datos pueden haberse comprometido a través de la larga vida del sistema, por lo que es importante volver a revisar la limpieza de datos del sistema, incluso si alguna se llevó a cabo recientemente. Además, es importante tener una clara estrategia de migración de datos. Una estrategia integral de datos debe responder a las siguientes cuestiones:

• ¿Cuántos de los datos históricos se migrarán a la actualización del sistema?

• ¿Cómo se limpian los datos existentes antes de la migración, especialmente en lo que se refiere a los datos maestros, tales como los productos y la información del cliente y el plan de cuentas?

• ¿Cómo los datos se pondrán a prueba antes de la entrada en funcionamiento para asegurarse de que están alineado con las nuevas funcionalidades de software y procesos de negocio?

• Las pruebas de integración relacionados con sistemas de terceros para asegurar que el flujo de datos entre los sistemas se da en la forma en que debería.

Un mejorado sistema de ERP es sólo tan bueno como la información que contiene, por lo que un plan de integración de datos eficaz es fundamental para hacer realidad el potencial Retorno de la Inversión (ROI) de su sistema.

Relación y soporte del proveedor. Una actualización es un hito fundamental en la relación de una empresa con su proveedor de ERP, por lo que es importante gestionar la relación en consecuencia. Aquí están algunas cosas a tener en cuenta en la gestión de la asociación del proveedor durante la actualización:

• Una revisión de la licencia de software y contrato de mantenimiento para ver dónde podría estar “sobre-licenciado” y si hay oportunidades para reducir costos. El examen también puede ayudar a optimizar los costos anuales de mantenimiento, que los vendedores suelen estar dispuestos a negociar para evitar perder la cuenta ante otro proveedor.

• Apoyo a la ejecución técnica para ayudar a asegurar que la instalación, configuración y personalización del software actualizado se lleven a cabo bajo un enfoque de costo-eficiencia.

• Identificación de los posibles recursos de apoyo necesarios en curso por parte del proveedor.

• Comprensión de los módulos o funcionalidades adicionales que actualmente no utiliza la organización que podrían aumentar el ROI de la compañía de la inversión.

• Oportunidades para integrar mejor los distintos módulos del sistema, junto a la integración con sistemas de terceros.

Mientras que las actualizaciones de ERP pueden parecer simples en comparación con la aplicación plena, está claro que hay una serie de similitudes y riesgos únicos que deben abordarse. Las anteriores cinco áreas asegurarán una mejora efectiva que conserve el software alineado con los procesos de negocio de forma tal que proporcione un ROI medible de la organización.

SOBRE EL AUTOR: Eric Kimberling es Presidente y Fundador de Panorama Consulting Solution, con sede en Centennial, Colorado, que ayuda a las empresas con la selección de software ERP, implementación ERP, gestión del cambio organizacional y la obtención de beneficios.


Unirse a la conversación Comenta

Compartir
Comentas

    Resultados

    Contribuye a la conversacion

    Todos los campos son obligatorios. Los comentarios aparecerán en la parte inferior del artículo