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Reciclar licencias SAP puede traducirse en grandes ahorros

Todd Morrison

Un eficaz reciclaje de licencias SAP puede generar significativos ahorros, pero las empresas deberán atravesar una serie de cuestiones legales y contables en torno al uso de las licencias, según señala la analista de Gartner, Victoria Barber. Los contratos de licencia SAP también deben ser seguidos con la ayuda de herramientas y procesos de gestión de activos de software (SAM), agregó.

El reciclaje de licencias de software se refiere a cuando una empresa recupera licencias usadas o sin usar y vuelve a desplegarlas para evitar adquirir nuevas licencias al proveedor.

"Muy a menudo la gente compra licencias para grandes proyectos, y luego terminan por no necesitarlas todas. Si usted está al tanto de que tiene esas licencias, entonces puede haber un momento en el futuro en el que puedan ser efectivamente aprovechadas para otro proyecto, o por un grupo diferente de usuarios finales", dijo Barber. 

Puede costar algún dinero por adelantado la negociación de una mayor flexibilidad en la capacidad de reciclar licencias, pero puede valer la pena a largo plazo, explicó Barber.

"El mundo en el que estamos ahora, la manera en que usamos nuestros recursos TI es muy diferente a lo que acostumbraba a ser. La gente solía entender como muy restrictiva la firma de contratos que reducían costos, como algo limitado a un sitio en particular, no solo para el país o para un continente", dijo Barber.

En la actualidad las empresas requieren un mayor grado de flexibilidad en la forma en que se utilizan esas licencias y por quién, señaló Barber.

Lenguaje jurídico restrictivo en las licencias de SAP

En su informe Six Challenges of Software License Recycling (Seis desafíos del reciclaje de licencias de software), Barber pone de manifiesto que muchas empresas están de acuerdo con el lenguaje restrictivo del contrato durante la etapa de negociación, sin tener en cuenta o ni preocupándose por la posible necesidad de reutilizar licencias más adelante.

 "Las condiciones que restringen el uso del software a una región geográfica en particular, a una entidad jurídica, a una plataforma o a un sistema de negocios, no solo puede reducir costos sino también el valor a largo plazo que tiene el software para el negocio", aclara el informe. 

Mientras que estos son tipos de restricciones que las compañías colocan en la forma cómo se utilizan las licencias [internamente], SAP también impone el mismo tipo de restricciones legales a sus clientes en lo que respecta a las licencias, explicó. SAP divide sus licencias en diferentes clases, como profesional y profesional limitada.

Algunos contratos de los proveedores permiten la reasignación limitada de licencias, pero requieren que la compañía les notifique. En algunos casos, el lenguaje de los contratos podrá estipular que la reasignación debe ser permanente. En otros casos, la empresa puede llegar a negociar nuevos términos para la licencia a cambio de un pago, que puede ser más barato que comprar una nueva licencia.

Barber recomienda asegurarse de que las restricciones sean evaluadas y registradas en las aplicaciones SAM antes de ser añadidas al proceso de reciclaje.

"Cuando se recibe una solicitud que dice que alguien necesita una nueva licencia para este producto, podrá mirar a las que tiene disponibles y averiguar de qué país es el usuario, si puede ser utilizada en ese país, o si la licencia puede ser utilizada en esa parte del país", señaló.

Propiedad legal y entidades

Aunque las licencias pueden limitarse a una división, ubicación o parte de las operaciones legales de una organización, a menudo hay excepciones que permiten que una licencia sea reciclada, incluyendo casos de fusiones, adquisiciones y desinversiones, pero también puede que sea necesario el consentimiento del proveedor.

También es posible negociar la transferencia de licencias a un proveedor de servicios que está trabajando para una empresa, como parte de un entorno de outsourcing, pero el uso de esa licencia puede limitarse a la empresa con el trabajo realizado, según Gartner.

Propiedad Financiera

Si una empresa puede reciclar las licencias no utilizadas, pueden darse desacuerdos en relación a quién recibe los ahorros de costos de la licencia SAP.

"Por supuesto, en definitiva será la organización en su conjunto la que se beneficiará, pero puede que los responsables de la gestión de activos de software y los gerentes de compras y negocios quieran tener su recompensa por el papel que han jugado", indica el informe.

Si el costo del activo de software ha sido totalmente amortizado, el nuevo usuario podrá oponerse a pagar por las licencias, de acuerdo con lo que dice Barber. Si la compra de nuevas licencias ya ha sido presupuestada, los gerentes de compras pueden reclamar el ahorro.

El departamento que finalmente se lleve el mérito por el ahorro puede depender de un número de variables, pero esos ahorros no podrán ser reconocidos sin los precisos datos de SAM y de los procesos administrados. 

"No es el departamento de compras el que se lleva el mérito", dijo Barber.

Asegurarse de que los ahorros en licencias SAP son reales

En muchos casos, los ahorros por reciclar licencias de software pueden no ser lo que aparentan.

Los ahorros reales deben tener en cuenta los excepcionales costos de depreciación, administración, mantenimiento y soporte para el mantenimiento del software. «Los encargados de presupuesto o de compras de TI suelen ser demasiado optimistas sobre el ahorro», señala el informe.

Para ayudar a solucionar este problema, las empresas deben tener en cuenta todos los costos relacionados con el reciclaje de licencias y compensarlos con el costo de un nuevo software para proporcionar una descripción más precisa de los ahorros de costes.

¿Realmente lo necesita?

Solo tiene sentido reciclar una licencia si la compañía todavía tiene una necesidad de hacerlo. Antes de tratar de reciclar una licencia, una empresa tiene que evaluar si la funcionalidad sigue siendo necesaria, si la versión sigue siendo compatible con el resto de la arquitectura, si no sufre de problemas de seguridad y si se ha sustituido o no por un producto nuevo. Si ése fuera el caso, tal vez lo mejor sería simplemente retirar las licencias y marcarlas para evitar que sean reutilizadas. En algunos casos, SAP puede permitir que las licencias sean canjeadas por productos alternativos.

Para ayudar a informar sobre esas decisiones, Gartner recomienda que los arquitectos de la empresa y las demás partes interesadas revisen de forma regular el catálogo de software.

Modelos de suscripción a licencias SAP

La reutilización de un plazo y las licencias de suscripción generalmente producen menores ahorros en comparación con tener el software en las instalaciones, pero las empresas aún deberían reasignar las licencias siempre que sea posible. Las empresas deberían revisar sus contratos de licencias para determinar lo que se necesita para volver a usar esas licencias. 


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