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Las Empresas tienen un bajo nivel de protección de sus documentos digitales, según una encuesta

Moriah Sargent, Contribuidor

Los documentos confidenciales no están siendo protegidos como deberían. Un estudio reciente muestra problemas de financiación y otros factores que hacen que la seguridad de los documentos digitales sea un problema pendiente de resolución.

Las empresas tienen demasiados datos

Larry Ponemon, presidenta y fundadora, Ponemon Institute

El 63% de los especialistas de IT consultados afirman que los documentos confidenciales o sensibles de su empresa no están debidamente protegidos, conforme al estudio realizado por el Instituto Ponemon. El estudio 2012 Documentos confidenciales en Riesgo ha encuestado a 622 profesionales de IT en los Estados Unidos y han relevado la tendencias sobre las que los profesionales de IT trabajan con la seguridad documental .Los resultados muestran unas prácticas deficientes que pueden provocar fugas de información. El 90 % de los encuestados ha tenido alguno de estos incidentes en los últimos doce meses. La encuesta fue un encargo de la empresa WatchDox de Palo Alto, California, un servicio de archivos compartidos para documentos confidenciales.

Los problemas de liquidez dificultan aun más la tarea de proteger la información confidencial, indica Larry Ponemon, jefa y fundadora del instituto Ponemos, con sede en Traverse City, Michigan.

"Es cuestión de recursos; no es algo gratuito y no basta con formación,” añade ponemos, indicando que aunque la formación es una ayuda no puede ser la única acción a tomar.

La seguridad de los documentos digitales se ha convertido en una preocupación global ante el auge de los sistemas de archivos compartidos basados en web como Dropbox, Box.net y YouSendIt. WikiLeaks, que ha confiado en ciudadanos anónimos y otros portavoces, también ha levantado la sospecha sobre la seguridad de los documentos confidenciales.

Sin embargo no se ha hecho mucho por resolver los problemas de estas herramientas de archivos compartidos. El 40% de los encuestados afirman que no han tomado ninguna medida para reducir los riesgos. Entre los pasos recomendados se incluye el control y la monitorización manual, formación y concientización de los empleados y soluciones técnicas adecuadas.

Las organizaciones indican cuales son los principales factores por los que no pueden implantar tales procesos. Y la causa principal es el presupuesto, seguido de los procedimientos de control y de la gestión centralizada, siendo considerado el problema de recursos como “importante” o “muy importante” para un 80% de los participantes. En la actualidad las organizaciones no gastan más que el 6,98% de su presupuesto IT en seguridad documental.

Para complicar más el problema la protección de documentos digitales es un problema con poca solución mientras que los empleados puedan compartirlos. Mientras que las empresas se centran en los archivos adjuntos y las unidades USB, los smartphones y los servicios de almacenamiento remoto permiten acceder a la red con nuevos dispositivos y poder recibir archivos. Según el estudio de Ponemon, publicado en julio, el 65% de las organizaciones cree que el acceso a la red y a los documentos mediante tablets y dispositivos móviles es un grave problema de seguridad.

Para poder satisfacer la necesidad de compartir archivos y dado el numero de dispositivos implicados, Ponemon considera una solución en varios aspectos, incluyendo rigidez, herramientas de seguridad e inteligencia de seguridad.

“No podemos limitarnos a una solución”, afirman.

Mientras exista una herramienta adecuada, Ponemon indica que las organizaciones pueden tomar medidas para proteger sus documentos. Las organizaciones deben ver los datos que no utilizan y si realmente no los necesitan, eliminarlos, añade.

Según Ponemon, “las organizaciones tienen demasiados datos”

También recomienda usar encriptación entre dispositivos y la creación de políticas para el uso de tecnologías en la nube.


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