Crónica / Reportaje

Notas sobre integración de SharePoint para cada organización Exchange

Muchas empresas que se basan en Exchange Server y Microsoft Outlook también utilizan SharePoint para cuestiones como el almacenamiento de datos, los informes de flujo de trabajo y las redes sociales. Sin embargo, no todas las empresas integran estos productos de manera que puedan aprovechar al máximo las capacidades de SharePoint.

Hace poco hablamos con Errin O'Connor, fundador y CEO de EPC Group, una firma consultora en SharePoint con sede en Houston, sobre algunos aspectos poco conocidos para aprender a sacar provecho de Exchange, Outlook y SharePoint. También hablamos sobre ciertas cuestiones comunes, sobre algunas de las formas menos eficientes de utilizar estas herramientas y sobre el momento para considerar un cambio hacia la versión hospedada de estas ofertas como parte de la suite Office 365.

¿Cuáles son los puntos débiles más importantes para las empresas que ejecutan Exchange Server y SharePoint? ¿Qué pueden hacer para mitigar esos problemas?

Errin O’Connor: Si tenemos en cuenta la frecuencia con la que se utiliza el correo electrónico y cómo la gente lo usa, nos encontramos con una cuestión que no es solo de capacitación, sino de un cambio fundamental de mentalidad. Hay cuotas de correo electrónico para cuentas de usuarios de Exchange, eso seguro, pero la definición de una ruta de migración transparente o bien determinar cuándo un correo electrónico debe trasladarse a SharePoint representa un gran cambio en la forma en que la mayoría de la gente está acostumbrada a trabajar.

Los paneles de discusión y las listas para habilitar el correo electrónico en SharePoint son dos maneras de comenzar a ayudar a los usuarios a vislumbrar el beneficio de no tener 150 carpetas en Outlook. El problema es que muchos usuarios pueden decir que es mucho más fácil para ellos encontrar sus datos [usando Outlook] porque es la forma que han estado utilizando durante años.

Estamos viendo el cambio tecnológico, la proliferación de dispositivos móviles, y con ello las políticas de retención de registros están siendo aplicadas mucho más que nunca. Esto se debe en parte al entorno conflictivo en el que operan una gran cantidad de organizaciones. El correo electrónico es sin duda un registro el 85 % de las veces y debe ser almacenado en el sistema de registro de la organización: Microsoft SharePoint Server.

Limitar el tamaño del buzón y obligar al almacenamiento del correo electrónico por 90 o 120 días puede parecer una postura drástica para esencialmente forzar un cambio de mentalidad, pero es la que he visto funcionar cuando se combina la cantidad adecuada de comunicación de los usuarios y las relaciones públicas.

¿Cuáles son algunas formas menos conocidas de utilizar Exchange y Outlook en conjunto con SharePoint, que muchas empresas no suelen aprovechar?

O’Connor: SharePoint 2010 admite la sincronización bidireccional. Con esto viene la capacidad de habilitar en el correo electrónico las listas de SharePoint como calendarios, tareas, bibliotecas de documentos, paneles de discusión y contactos. Por supuesto, también se pueden crear alertas personalizadas para las acciones adoptadas en dichas listas.

Muchos usuarios no siempre aprovechan la opción de administrar contactos de SharePoint desde Outlook y no añaden tareas o calendarios de SharePoint a su Outlook. Por supuesto, también queremos que los usuarios reduzcan la cantidad de contraseñas o aplicaciones con las que interactúan diariamente.

Yo tampoco veo gran cantidad de organizaciones que aprovechen los Elementos Web de OWA SharePoint. Los usuarios se pueden asegurar de que se consoliden las alertas ya sean diarias, semanales, etc., ayudando a minimizar las alertas de trabajo repetitivas durante todo el día y aprovechando su tiempo.

Se puede acompañar a los usuarios a través de este proceso o crear un vídeo de capacitación de tres o cuatro minutos con algo tan simple como Camtasia Studio. Al ver estas capacidades [en acción] a menudo conduce a que se les encienda la bombilla a los usuarios y hacia una mayor eficacia. 

¿Puede describir cómo utilizan SharePoint las empresas pequeñas en comparación con las empresas grandes?

O'Connor: Es interesante en la medida en que las empresas pequeñas están dispuestas a asumir y superar esa tarea de cambio en la gestión de “las empresas grandes”. Por otro lado, las grandes organizaciones tienden a ir más hacia la gestión de registros verdaderos. Van hacia las tareas más difíciles de dar con los tipos de contenidos o metadatos centrales de la compañía, e invierten más en la capacitación y en la comunicación general con los usuarios.

Uno de los peores errores que puede cometer una empresa, sea grande o pequeña, es implementar SharePoint de una manera que sea solo una intención de satisfacer las necesidades iniciales y funcionales de la empresa en cuestión. Es muy importante poder ver cada implementación de SharePoint como una plataforma híbrida; debería ser su Intranet así como algo que pueda utilizar para la futura gestión de documentos, flujo de trabajo o una plataforma profesional de colaboración social.

Siempre insisto en desarrollar esa hoja de ruta de SharePoint de 24 o 36 meses. Si toma la postura híbrida para la implementación de SharePoint, podrá evitar tener que modificar las principales áreas de configuración para satisfacer las necesidades futuras.

¿Qué lecciones pueden aprender [las empresas pequeñas y las grandes] unas de otras?

O'Connor: Un área muy común en las implementaciones de SharePoint grandes y pequeñas es la necesidad de un poder fuerte o de usuarios avanzados a quienes les apasione SharePoint y la mejora de los procesos de colaboración y del negocio. Me sorprende cuando alguien muestra su flujo de trabajo y/o la automatización de un proceso empresarial. Una vez más se ve el efecto de bombilla encendida que repercute sobre toda la organización.

La comunicación y las relaciones públicas con respecto a SharePoint y sus funcionalidades de gran alcance, o las atractivas nuevas maneras que las empresas tienen de hacer negocios en sus tareas diarias, también resultan poderosos alicientes y elementos claves para alcanzar el éxito. Un grupo de usuarios avanzados comunicativos, atentos y apasionados resulta algo que no puede ser medido desde el punto de vista del ROI.

Office 365 incluye Exchange Online y SharePoint Online. ¿Qué consejo le puede dar a las empresas que están pensando en mudarse a una suite hospedada de colaboración?

O’Connor: Realmente he visto que Office 365 resulta más efectivo para organizaciones más pequeñas de alrededor de 100 usuarios o menos. Con la agregación de datos y la necesidad de acceder a otras fuentes de datos internas para cuestiones como la creación de PerformancePoint 2010 KPIs o cuadros de mando, puede ser un verdadero desafío en entornos alojados externamente.

Además, las solicitudes de personalización de los usuarios pueden afectar a la plataforma SharePoint general y provocar un gran retroceso en las empresas que desean implementar personalizaciones para satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Siempre será una buena práctica implementar soluciones personalizadas como funcionalidades que pueden ser activadas o desactivadas. Imagínelas como algo que se enciende y se apaga, al igual que un interruptor de la luz. Normalmente pueden ser revisadas por la empresa de alojamiento y aprobadas. Pero, ¿desea tener que aguardar o puede darse el lujo de esperar a que otra empresa le diga lo que se puede y lo que no se puede hacer con SharePoint?

Errin O'Connor es el Fundador y Director General del EPC Group. Se dedica a la aplicación de las tecnologías de Microsoft en organizaciones en los Estados Unidos. También dirige la estrategia corporativa del EPC Group y se encarga de la arquitectura de metodologías probadas en torno a la colaboración, contenidos empresariales / gestión de documentos y desarrollo de aplicaciones personalizadas.


Esto fue publicado por primera vez en noviembre 2012

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