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Monitoreo continuo permite mejores resultados a Grupo Comercial Control

Implementar Monitoreo Continuo en todo el negocio les permitió reducir casi 80% en gastos operativos así como detectar y eliminar fugas económicas.

El panorama para los auditores internos plantea un incremento significativo en sus responsabilidades, derivado de tareas como la gestión de riesgos y la prevención de fraudes, de acuerdo con el Estudio de Auditores Internos 2012 de PricewaterhouseCoopers (PWC). Un 90% de los encuestados indicó que la auditoría o el monitoreo continuo generarán responsabilidades adicionales para los auditores en los siguientes cinco años. De ese porcentaje, 37% espera un fuerte incremento en actividades de auditoría o monitoreo continuo, mientras que 53% dice que el aumento será menor.

El monitoreo permite revisar de forma continua los principales procesos de negocio y áreas de riesgo relacionadas, focalizándose en aquellos puntos que necesitan atención para asignar prioridades, comparar procesos similares para detectar inconsistencias; una vez identificada una situación, es posible analizar el total de casos y el impacto potencial de los mismos.

Woolworht, Del Sol, Grupo Comercial ControlEn el caso concreto de Grupo Comercial Control, la implementación del Sistema de Monitoreo Continuo en sus tiendas, almacenes, restaurantes y centros de distribución, permitió al grupo una reducción de casi 80% en gastos operativos y fugas económicas relacionadas con la gestión de inventarios, distribución y almacenamiento de productos, así como la disminución de fraudes y un ahorro radical en el pago de cuotas improcedentes al IMSS, que ahora se mantienen por debajo del 0.01%.

Grupo Comercial Control (GCC) –empresa familiar mexicana– abarca las tiendas departamentales Del Sol y Woolworth, las Boutiques Locura, los restaurantes Noreste Grill y Café W, así como dos Centros de distribución (CEDIS) en Tultitlán y Monterrey. A través de estas distintas marcas, el grupo tiene presencia en casi toda la República Mexicana (70 tiendas, 50 boutiques, 12 restaurantes y dos centros de distribución).

César Morán López es el Auditor Interno de GCC y reporta directamente a la dirección general. El área de auditoría se encarga de brindar opiniones sobre las operaciones de los negocios del grupo, abarcando los temas de contabilidad, Tecnologías de Información (TI), y de construcción y mantenimiento. Auditoría de TI monitorea el funcionamiento de los sistemas, los niveles de seguridad, los perfiles de usuario y además funge como un puente entre la subdirección de TI y la auditoría externa de TI.

No es una tarea fácil para las 16 personas que conforman el área dentro de una compañía de aproximadamente cinco mil empleados –600 de ellos en el corporativo. Pero el uso de herramientas tecnológicas, como la aplicación de monitoreo continuo IDEA (del fabricante canadiense Caseware), les permiten vigilar los procesos de todas las operaciones de todos los negocios del grupo.

Un universo de transacciones en crecimiento

El grupo inició la adquisición de soluciones de tecnología de gestión empresarial recién en el 2005, cuando implementaron un ERP de SAP. Entonces, el área de auditoría añadió a sus tareas el análisis de los datos que arrojaba este sistema. “Teníamos la necesidad de revisar todo el universo de transacciones y como somos pocos invertíamos mucho tiempo en la revisión; estamos hablando de aproximadamente 10 millones de registros mensuales, correspondientes a pólizas de ingresos globales de cada tienda”, explicó Morán. Si se multiplican 10 millones de registros por 12 tiendas, el resultado sobre pasa las capacidades de personal.

Además, en ocasiones la velocidad de la red no les ayudaba a extraer grandes cantidades de datos. Hoy, el área de TI ha invertido de manera importante en mejorar las redes y los servidores, así como la seguridad de la empresa, de acuerdo con Morán. Sin embargo, el negocio está en constante crecimiento. “El número de tiendas se incrementa año con año y no podemos estar en todas las tiendas físicamente y monitoreando las operaciones”, dijo.

Fue así que empezaron a buscar una solución tecnológica que les permitiera agilizar sus procesos. A través de los eventos realizados por el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI), Morán y su equipo conocieron opciones de software de monitoreo continuo para la extracción y análisis de datos interactivos.

César Morán, GCC, Woolworth, Del SolEvaluaron dos soluciones: ACL e IDEA –distribuida en México por Grupo Cynthus. Se decidieron por IDEA por el servicio y el conocimiento que tenían de su herramienta; “nos pareció que nos podían asesorar mejor”, dijo el auditor. “Lo que ayudó mucho fue que nos proporcionaron un demo con el que trabajamos un año, hasta que llegó el momento de convencer a la dirección general para hacer la inversión”, añadió.

IDEA es una herramienta basada en la interrogación de archivos para ser utilizada por auditores, contadores, investigadores y personal de seguridad informática. Analiza los datos de diversas maneras y permite la extracción, el muestreo y la manipulación de datos para identificar errores, problemas, cuestiones específicas y tendencias. Los resultados se pueden visualizar en distintos formatos: reportes, gráficas, tablas Pivot, historiales, etc.

El primer beneficio que GCC obtuvo con la implementación de esta herramienta se vio reflejado en el tiempo de los auditores. “Un análisis que nos tomaba dos días lo convertimos en cinco minutos”, acotó Morán. Otro beneficio fue la detección de pagos destinados al Seguro Social que ya no debían realizarse, porque el proceso de dar de baja a empleados que ya no trabajaban en el grupo era lento y entonces se seguían pagando cuotas. “Pero a partir de la implementación de esta solución se pudo detectar y reducir a 0.01% la cifra de pagos al IMSS por este concepto”, comentó.

La migración: un camino llano y casi sin tropiezos

Después de un año de evaluar la herramienta en su ambiente operativo, GCC adquirió la licencia. De acuerdo con Morán López, la migración fue prácticamente inmediata y la configuración fue muy sencilla, además de que la solución les amplió el panorama sobre las operaciones de todas las tiendas. “IDEA nos permite a la distancia detectar comportamientos que es necesario investigar”, dijo.

Hace ocho años que trabajan con esta solución y la única deficiencia, en su momento, fue en la etapa de configuración inicial, pues IDEA no les permitía guardar tablas Pivot de manera directa. “Se tuvo que parchar el script para que la función fuera automática, pero por lo demás la herramienta ha funcionado sin problemas”, explicó Morán. Agregó: “el uso de IDEA es muy fácil y digerible, incluso uno no experto en TI puede programar, y en nuestro caso lo hicieron contadores.”

A pesar de este inconveniente inicial, los beneficios de la herramienta fueron tangibles desde que se utilizaba la versión demo. “Actualmente estamos trabajando en la ampliación de pruebas de monitoreo para adecuarse conforme evoluciona el negocio, por ejemplo en el tema de transferencias bancarias o la detección de cheques emitidos que no han sido aún cobrados”, dijo el auditor.

Resumen de aplicaciones del monitoreo continuo en GCC:

  • Compaginar los números entre el inventario teórico y el inventario único en los centros de distribución (CEDIS). Había muchas discrepancias generadas por fallas en la comunicación entre la interfaz del ERP de SAP y el Warehouse Management System (WMS).
  • Disminución de la merma en los CEDIS, en 90% de 2009 a 2012.
  • Mejora de procesos para detectar mercancía dañada o faltante de origen que no se detectaba por falta de mecanismos de control
  • Detección de pagos excesivos para el IMSS
  • Autorización del pago de horas extra de nómina
  • Detección de gastos no autorizados (publicidad por perifoneo que se ingresaba como otro tipo de gastos)
  • Análisis de desplazamiento y antigüedad del inventario en Del Sol, Woolworth y Locura, para  detectar las causas de la mercancía que no se vende
  • Creación de pruebas de excepción para repuntes significativos en ventas, comparación de pedidos contra niveles de inventario, prevención y seguimiento de políticas de liquidación, gestión de transferencias y balanceo de inventarios, descuentos por retardos, devoluciones y antigüedad, conciliación de movimientos de cuenta puente…
  • Creación de interfaces para el ADT (Administrador de Tareas, un dashboard para comunicar al corporativo con las tiendas)

Monitoreo avanzado para prevención de fraudes

IDEA, en algunos casos, puede trabajar con otra herramienta llamada Monitor, también de Caseware y distribuida por Cynthus. Monitor permite administrar mejor las discrepancias, crear un flujo de trabajo, investigar y solucionar esas discrepancias.

“Monitor permite gestionar e investigar las discrepancias, con alertas y asignación de tareas y flujos de trabajo. Nuestra función en auditoría no es ejecutar las pruebas de monitoreo continuo, que generalmente lo hacen los dueños de procesos, y auditoría no es dueño de procesos.  Pero para las empresas o áreas relacionadas con prevención de pérdidas, por ejemplo, sí es recomendable”, concluyó César Morán.

Este artículo se actualizó por última vez en julio 2013

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