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Los sistemas de gestión de talento revolucionan los recursos humanos

Con la ayuda de un nuevo software, los departamentos de personal han pasado de la vieja escuela de recopilar exámenes de desempeño y hojas de beneficios hacia un trabajo más valioso: cultivar las habilidades por dentro y por fuera.

Hasta hace poco, los departamentos de recursos humanos han sido principalmente emisores de papel, con días consumidos por la distribución, seguimiento y almacenamiento de las evaluaciones de desempeño y formularios de beneficios, el procesamiento de nuevos documentos de contratación y la generación de informes.

Pero con los deberes de cumplimiento cada vez más automatizados y la mano de obra calificada cada vez más escasa en la economía renacida, se le pide al departamento de Recursos Humanos (RH) que desempeñe un papel más importante: fomentar el talento que la mayoría de las empresas ven ahora como un recurso estratégico indispensable.

Y por lo tanto, un auge en el software de gestión de talento –la tecnología que ayuda a las organizaciones a reclutar, compensar, evaluar y capacitar a los empleados– llega en el momento perfecto. Está ayudando a transformar RH en una máquina de contratación y retención eficiente. En el camino, ha reducido drásticamente la cantidad de papel utilizado.

Hace tres años, el equipo de RH de OHL, una compañía de servicios de logística tercerizados en Brentwood, Tennessee, estaba enterrada en papel. Las impresoras tenían un trabajo agotador durante la temporada de revisión del desempeño.

Tia Smith

"Piensen en 5.000 empleados que no tienen una computadora con una evaluación de desempeño de 13 páginas –es un montón de papel", dijo Tia Smith, gerente sénior de talento global. Los documentos firmados tenían que ser archivados para que pudieran ser recuperados en caso de una disputa.

Luego, OHL adoptó herramientas de aprendizaje y desempeño, primero de Cornerstone OnDemand y más tarde del proveedor de reemplazo Halogen Software. Ahora que las políticas, las revisiones del desempeño y los bonos de reconocimiento son totalmente electrónicos, la tensión en el departamento de recursos humanos ha disminuido considerablemente, dijo Smith.

Nación de automatización

Pero esas ganancias de eficiencia podrían en última instancia palidecer junto al cambio radical en el entrenamiento de la gerencia y el desarrollo profesional habilitado por el módulo de aprendizaje de Halogen, con sus enlaces a 120 cursos en línea de Skillsoft. OHL también utiliza Articulate, una herramienta basada en Microsoft PowerPoint, para enseñar procesos empresariales, y una herramienta de captura de pantalla llamada Captivate para la formación de software.

"Realmente mejora nuestro proceso de revisión de desempeño", dijo Smith, al integrar perfectamente el avance del desarrollo profesional. Ahora, después de explicar las calificaciones de desempeño de un empleado, un supervisor puede ir directo a la discusión sobre la formación necesaria para alcanzar los objetivos individuales y corporativos, por lo que no hay necesidad de dos reuniones. La mayor parte del desarrollo de carreras de OHL aborda cuestiones que son particulares para la transición a la administración, tales como la supervisión de colegas anteriores.

El hecho de que los datos de rendimiento sean más accesibles también ha permitido a OHL expandir su planificación de la sucesión para localizar más fácilmente a las personas que están listas para subir la escalera y elaborar prontamente planes de desarrollo individualizados para ellos. Aunque Halogen eSuccession se puso en marcha apenas en noviembre pasado, ya ha transformado el proceso, facilitando la participación del CEO y de los jefes de departamento de la compañía.

OHL identificó a sus principales 180 ejecutivos con mejor desempeño, identificó las habilidades que cada uno necesitaba para avanzar, ingresó planes de desarrollo en Halogen y asignó mentores. La retención también ha mejorado. "Si tenemos a alguien que tiene un desempeño más alto y está en riesgo de irse, necesitamos trabajar con eso", dijo Smith.

Scott Beaird

Fallon Health, un proveedor de servicios de salud de Worcester, Massachusetts, automatizó sus revisiones con el software de SumTotal Systems, impulsó la eficiencia del departamento de recursos humanos e hizo el proceso más transparente, según Scott Beaird, director de gestión del talento. Hoy en día, los empleados pueden ver en cualquier momento dónde se encuentran exactamente en el proceso de revisión de 11 pasos, desde el establecimiento de metas hasta la evaluación formal.

El software ha demostrado ser esencial en la ejecución de una estrategia de tres años de edad para inculcar una cultura basada en el rendimiento orientado a objetivos. "Nos permite una mayor consistencia, nos permite monitorear y supervisar el proceso de manera más eficiente y proporciona una experiencia más rica para el gerente y el empleado", dijo Beaird.

La mejora de la visibilidad de los datos también ha permitido a Fallon afinar la forma en que evalúa el rendimiento individual, por ejemplo, al entender el sesgo de calificación. "Podemos informar sobre el desempeño de [los empleados] contra nuestra estrategia –contra los objetivos– y también podemos compensarlos por eso".

De fuera hacia dentro

Para Edwin Castillo, vicepresidente de aprendizaje y desarrollo organizacional de DocuSign, con sede en San Francisco, el componente de aprendizaje de los sistemas de gestión de talentos no es sólo para uso interno. Durante los dos últimos años, Castillo ha estado desarrollando el programa de aprendizaje para los empleados, socios y clientes de la firma de tecnología de firma electrónica, con la ayuda de Cornerstone OnDemand para Salesforce.com.

DocuSign lo ha utilizado para entrenar a más de 10.000 empresas sobre cómo usar su tecnología desde la instalación de una versión beta para los clientes el verano pasado. Antes de implementar el programa, aproximadamente el 70% de las llamadas de los clientes se referían a la capacitación, calculó Castillo. Ese porcentaje se ha reducido drásticamente gracias a la educación en línea.

DocuSign ha logrado resultados igualmente impresionantes en el lado de los empleados. Antes de Cornerstone, el entrenamiento de ventas consistía en un seminario en persona con diapositivas de PowerPoint. Hoy en día, la mensajería crítica de productos y el entrenamiento de habilidades de ventas se entregan en línea y la competencia se mide con pruebas automatizadas. "Hemos sido capaces de reducir nuestro tiempo de arranque que les tomaba [a los representantes de ventas] para vender su primer contrato, de nueve meses a cuatro y medio", dijo Castillo.

Unos cuantos buenos reclutas

Gran parte de la innovación en sistemas de gestión de talentos está ocurriendo en el reclutamiento, el primer paso en el proceso de gestión del talento, según Holger Mueller, analista de Constellation Research. "Con el auge de las redes sociales, el reclutamiento está cambiando rápidamente, lo que permite a las empresas cambiar sus procesos de reclutamiento con la capacidad de realizar micro-headhunting", dijo Mueller. "También permite que los reclutadores busquen talento activamente en lugar de publicarlo en las pizarras de empleo."

El reclutamiento fue el desafío de automatización en LCS, un desarrollador de comunidades de ancianos de Des Moines, Iowa. Sin un sistema de seguimiento, la empresa se basó en la máquina de fax para procesar los currículos vitae. "Debido a que estamos en 30 estados, fue muy difícil y requería mucho tiempo procesar un currículum", dijo Cynthia Thorland, vicepresidenta y directora de recursos educativos.

El módulo de contratación de Open Hire de SilkRoad solucionó el problema al automatizar el proceso de solicitud. Entonces Thorland abordó otro punto dolorido: el rendimiento. "Sabíamos que había áreas en toda nuestra organización que no estaban haciendo evaluaciones de desempeño, pero era algo difícil de rastrear". Con la adopción del módulo de rendimiento de SilkRoad, Thorland ahora puede probar definitivamente que todos los trabajadores están siendo evaluados.

El reclutamiento es el pan y la mantequilla de la compañía de personal Yoh, por lo que tener tecnología de adquisición de talento de mala calidad no es una opción. Sin embargo, antes de implementar el módulo de marketing de reclutamiento de SuccessFactors en 2010, el sitio de profesiones de la organización de Filadelfia no estaba generando mucho tráfico.

Cindy Lombardo

Con la ayuda de SuccessFactors, Yoh renovó y optimizó su sitio web para atraer más ojos y orientar sus campañas de marketing de manera más efectiva, por ejemplo, detectando a los proveedores regionales de mayor rendimiento. "Podemos ver muy rápidamente nuestro costo por clic, costo por oferta, costo por contratación", dijo Cynthia Lombardo, directora de mercadotecnia de candidatos. "Uno tiene por delante esta bella imagen de lo que realmente funciona para su negocio."

Sólo un año después, las estadísticas del antes y el después sorprendieron a Lombardo. "Vimos un aumento de más del 200% en visitantes únicos, y aumentamos el número de candidatos en nuestro sistema de rastreo de solicitantes [ATS] en un 350%", dijo. Además, el tiempo medio de contratación se redujo en 15 días.

Lombardo también utilizó SuccessFactors para ayudar a su compañía a enfrentar las mismas presiones económicas y laborales que tienen sus clientes. "Durante tres años, nuestro presupuesto no se movió ni un centavo, pero a pesar de eso, cada año aumentamos las contrataciones que hicimos" –en más de 30% anual. "Y hemos reducido nuestro costo de contrataciones en un 30%, lo cual es fenomenal".

Este artículo se actualizó por última vez en julio 2017

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