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Impresión, una industria que se ve bien

La impresión y la gestión de documentos digitales sigue siendo parte fundamental para el desarrollo de cualquier organización. Estas son las tendencias que están dando nueva vida a esta industria al interior de las empresas.

A comienzos de la década del 2000, una gran cantidad de analistas pronosticó que las impresoras al interior de las organizaciones estaban condenadas a desparecer. Entonces era lógico pensar que, en la medida que las redes digitales se popularizaran, esta clase de equipos para gestionar documentos físicos serían un gasto innecesario para cualquier empresa.

Al fin y al cabo, estos expertos pensaron que los usuarios enviarían más textos e invitaciones a través de servicios de correo electrónico o de mensajería instántanea, al tiempo que los ejecutivos consultarían más reportes operativos en las pantallas de sus computadoras portátiles. En otras palabras, las impresoras y multifuncionales caerían en desuso rápidamente.

Sin embargo, las cosas no han resultado de esa forma. Por el contrario, la impresión sigue siendo parte fundamental para el desarrollo de cualquier organización y, gracias a la integración de tecnologías más ecológicas y de novedosas funcionalidades para gestionar documentos digitales, ahora son una clave para elevar la productividad de los negocios.

De hecho, un estudio realizado por la analista Smither Pira muestra que el mercado de la impresión y gestión de documentos digitales pasará de estar valorado en $131.500 millones de dólares en 2013 a más de $187.700 millones de dólares para finales de 2018.

“En los últimos años se ha registrado una reducción importante en la impresión del hogar. Sin embargo, en el sector empresarial el número de páginas impresas es alto e inclusive podría decirse que está en crecimiento. En algunas empresas se imprimen documentos por exigencias judiciales, requerimientos corporativos y en otros casos por miedo a que la información digital por brechas de seguridad, pueda ser vulnerada”, comenta un ejecutivo de HP Inc. en Colombia.

Algo similar piensa Mariana Ferola, directora de mercadeo de Xerox para América Latina, quien considera que las pequeñas y medianas empresas exigen cada vez más impresoras multifuncionales inteligentes, que les ayuden a mejorar su productividad y eficiencia, algo que luego se reflejará en crecimiento económico. Entonces buscan dispositivos que tengan características proactivas (como predecir fallas y reducir la frecuencia de tiempos muertos), así como aplicaciones que simplifiquen la utilización de documentos físicos y digitales.

En este sentido, los equipos más recientes de impresión aprovechan la conectividad a redes digitales para estimular la movilidad y la colaboración entre los colaboradores. Así por ejemplo,  pueden imprimir documentos –como órdenes de pedido o facturas– desde sus celulares y donde se encuentren, para acelerar los procesos internos y ayudar a la productividad.

“Como las impresoras y multifuncionales cuentan con una interfaz similar a la que tienen los teléfonos inteligentes, los usuarios pueden operarlas de forma muy sencilla, intuitiva y natural. Además cuentan con tiendas de aplicaciones donde pueden encontrar programas para sacar mayor provecho a sus impresoras y realizar trabajos de forma más sencilla”, comenta Ferola.

Para completar, las organizaciones pueden tener diversos perfiles de usuario y gestionar diferentes flujos de trabajo. Con esto, cada división logra optimizar su utilización y ayudar en tareas muy específicas.

Tercerizar: obtener lo mejor por menos

De acuerdo con los expertos, otra tendencia que ha permitido que la impresión empresarial haya logrado mantener unos márgenes atractivos y crecer en ambientes productivos en Colombia es la tercerización de servicios de impresión.

En esta modalidad, antes que adquirir los equipos y asumir los costos de instalación y servicios, las compañías pagan una tarifa mensual o anual a proveedores especializados por obtener este servicio. Entonces, cuentan con los equipos más modernos para usarlos en sus instalaciones, pero estos siguen siendo del proveedor. Esto se traduce en ahorros, no solo por la adquisición de equipos y la compra de consumibles, sino también por la eliminación de tiempos muertos (si una impresora falla, es reemplazada de inmediato por el proveedor).  

De acuerdo con Paola Gayón, Regional Business Manager de la unidad de escáneres e impresoras empresariales de Epson, las empresas mantienen un enfoque hacia el ahorro en los costos de impresión, lo que ha impusado soluciones de outsourcing que ofrecen mayor control sobre la impresión, así como opciones de monitoreo y optimización de costos tanto en negro como en color.

“En ese sentido, las empresas están buscando con mayor razón optimizar sus costos de impresión y no tener que invertir en un activo sino tener la capacidad de contar con la solución a través de un tercero que les ofrezca el servicio incluyendo valor agregado como mantenimiento y toda el área de suministros”, comenta Gayón.

La sostenibilidad es otro de los puntos que el mercado cada vez tiene más en cuenta. En este sentido, las labores de impresión contribuyen a que las organizaciones reduzcan su huella de carbono e implementen prácticas ecológicas a lo largo de toda su cadena de valor.

“Hoy día, las compañías tienen la necesidad de ser ambientalmente responsables y buscan optimizar sus costos de impresión. Estos desafíos las llevan a entender qué información imprimen realmente y para qué lo hacen, con el fin de gestionar de manera efectiva los documentos, prevenir la perdida de informacion y optimizar los flujos de trabajo a través de la definición de políticas y procesos”, comenta el vocero de HP Inc.

Para Gayón, de Epson, el principal reto que tiene la industria está en convencer a las organizaciones de los beneficios y ventajas que tiene la impresión de inyección de tinta sobre la impresión láser, un paradigma que ha existido por décadas. La ejecutiva destaca ventajas como la reducción de costos en compra de consumibles, costo de los equipos, ahorro de energía y trazabilidad. “Adicionalmente, en términos ecológicos trae muchos más beneficios que la tecnología láser”, dice.

La impresión y la gestión de documentos digitales están lejos de desaparecer del ambiente corporativo. Sin embargo, su utilización conlleva la responsabilidad de implementar estrategias para evitar la impresión de documentos no requeridos para alcanzar la eficiencia. Algo que resulta muy sencillo en la medida que las organizaciones implementen acciones, como ofrecer factura electrónica para optimizar los procesos de emisión, radicación, aprobación y pago.

Este artículo se actualizó por última vez en febrero 2018

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