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Siete características a considerar al elegir herramientas de colaboración empresarial

A medida que las necesidades de colaboración crecen, más opciones están empezando a surgir. Estas son las características a considerar al seleccionar herramientas de colaboración empresarial para su organización.

Hoy en día, más empleados confían en la tecnología para satisfacer sus necesidades de colaboración mientras trabajan en equipo. La mayor probabilidad de que los empleados dentro de la misma empresa se encuentren en lugares físicamente diferentes ha llevado a un aumento en la demanda de herramientas que pueden facilitar las interacciones y el intercambio de información entre esos usuarios.

Los equipos buscan plataformas semejantes a medios sociales para soportar reuniones en línea y fuera de línea, así como la integración con los datos y servicios en línea de la empresa. Esto ha allanado el camino para la demanda de nuevas herramientas de colaboración empresarial.

Dos de las soluciones más populares en el mercado actualmente son Slack y Microsoft Teams. Recientemente, el anuncio de Cisco de su propia plataforma de colaboración, Cisco Spark, que es similar a Slack, ha señalado la creciente demanda de herramientas de colaboración empresarial que van más allá de las capacidades tradicionales de WebEx y GoToMeeting. La necesidad de colaborar con conferencias de audio y video, mientras se interactúa simultáneamente con los datos de la empresa y la nube externa, ha llevado a muchos a abandonar las tradicionales herramientas de conferencia y avanzar hacia plataformas de colaboración.

Estas nuevas herramientas de colaboración empresarial social son atractivas para un número creciente de usuarios, lo que provoca que más proveedores, como Cisco, ingresen al mercado. En respuesta, los departamentos de tecnologías de información (TI) se ven obligados a reevaluar sus estrategias de colaboración, y a decidir si sus juegos de herramientas actuales pueden sostener las necesidades de sus usuarios, o si deben adoptarse nuevas. Para los responsables de la toma de decisiones de TI, la elección de una plataforma requerirá una estrecha atención a algunas de las diferentes necesidades de la organización, así como a identificar si, de hecho, las mismas pueden ser abordadas por una herramienta específica.

Las siguientes son las áreas que TI debe evaluar durante el proceso de selección.

Soporte multiplataforma y requisitos de movilidad

Dado que muchos usuarios acceden a datos corporativos desde varios dispositivos, es imprescindible la habilidad de que una plataforma de colaboración funcione en dispositivos móviles y en diferentes plataformas. Es probable que los miembros del equipo requieran acceso a la información en cualquier lugar y en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo que elijan. Cuando un usuario tiene una necesidad urgente de actualizar e interactuar con su equipo desde su dispositivo móvil, tener la capacidad de abrir una aplicación y agregar una nueva publicación, o responder a una publicación anterior, debe ser fácil.

TI debe comparar la experiencia móvil de cada una de las herramientas ofrecidas por proveedores como Slack, Microsoft y Cisco.

Las herramientas deben ser intuitivas y fáciles de usar

A medida que TI planea lanzar una nueva solución de software, la retroalimentación del usuario final puede establecer el tono para el éxito o el fracaso de las herramientas que se están desplegando. Esto obligará a TI a garantizar que las herramientas que se están evaluando se introducen en un pequeño número de usuarios y equipos empresariales para obtener información antes de la implementación completa.

Microsoft Teams y Slack son buenos ejemplos de herramientas de colaboración empresarial intuitivas, ya que ambos incluyen accesos directos para iniciar el chat de video/audio directamente desde la ventana de chat y para invitar a otros.

La capacidad de datos debe acomodar las necesidades de almacenamiento

El almacenamiento es otra área crítica que TI debe considerar, ya que muchos usuarios utilizarán la plataforma para almacenar gran parte de su contenido. A medida que más usuarios comienzan a utilizar la plataforma, y ​​el contenido se acumula horas extras, los usuarios pueden encontrarse sin espacio conforme alcanzan su capacidad máxima.

La oferta actual de Cisco proporciona hasta 5 GB de almacenamiento por usuario, en comparación con 20 GB de Slack. Microsoft Teams permite una mayor flexibilidad, ya que aprovecha SharePoint y OneDrive para algo de su almacenamiento, que puede comenzar en 1 TB. Microsoft se ha diferenciado claramente de otros, ya que ofrece el uso de su plataforma de almacenamiento existente para soportar las necesidades de almacenamiento del usuario final.

Capacidades de integración con aplicaciones de terceros

Una de las características fáciles de usar de Slack es su capacidad para ofrecer un número significativo de conectores que permiten a la plataforma integrar contenido externo y hacerlo parte de la conversación. Es similar a la forma en que algunos sitios de redes sociales, como Facebook, permiten a los usuarios poner estadísticas de deportes o de juego en sus perfiles.

Las herramientas en Slack permiten a los usuarios tener visibilidad de otros elementos de datos que vienen de fuera de la plataforma. Estas mismas capacidades de integración también se han introducido en Microsoft Teams, y están en su etapa de infancia en la herramienta Cisco Spark. Estas herramientas pueden ser diferenciadores clave para los proveedores, ya que las empresas buscan utilizar plataformas que puedan interactuar y conectarse fácilmente con sistemas que sus usuarios usan regularmente.

Capacidades de búsqueda de contenidos empresariales

Otra área en la que es importante evaluar las capacidades ofrecidas por las diferentes herramientas de colaboración empresarial es la función de búsqueda.

Slack introdujo recientemente la característica Slack Enterprise Grid, que permitirá a las organizaciones más grandes que usan Slack buscar y comunicarse a través de múltiples unidades de negocio. Esto parece ser un indicador de que este tipo de funcionalidad es imprescindible, y ha sido solicitada por muchos usuarios empresariales.

Afortunadamente, esta área no es nueva para Microsoft, ya que han integrado una de sus principales plataformas de administración de contenido empresarial, SharePoint, con la solución Teams.

Automatización e inteligencia

Un área que ha visto un alza en el interés es la inteligencia artificial. Esto no ha pasado desapercibido por Slack y Microsoft. De hecho, ambas compañías lanzaron bots dentro de sus plataformas de colaboración para ofrecer miembros de equipo virtuales inteligentes, que pueden responder a diferentes solicitudes de chat y realizar tareas como si fueran verdaderos asociados de servicio al cliente.

Esto ofrece una oportunidad para que las empresas construyan robots para ayudar a automatizar diferentes procesos manuales y aumentar la eficiencia. Un ejemplo es un bot que puede procesar una orden que un representante de servicio al cliente envía a través de una ventana de chat durante una reunión de equipo.

Retorno de la inversión

A medida que TI evalúa las diferentes herramientas de colaboración empresarial disponibles, el costo de la solución también puede convertirse en un gran influyente en el proceso de toma de decisiones.

En esta etapa, los clientes que ya son inquilinos de Office 365 probablemente encontrarán que es mucho más atractivo simplemente activar la plataforma Microsoft Teams para sus usuarios, y no tener que incurrir en ningún costo adicional.

Slack y Cisco ofrecen licencias gratuitas con funcionalidad limitada, y eso potencialmente podría atraer a algunos clientes más pequeños, pero sus suscripciones pagadas oscilan entre 12 y 12.50 dólares por usuario, por mes.

Los equipos modernos reconocen el valor que las modernas plataformas de colaboración les brindan a través de la comunicación centralizada y el soporte de interacciones fluidas y de forma libre para los usuarios, al tiempo que tienen acceso a datos y aplicaciones corporativas. Al evaluar las necesidades y analizar qué herramientas de colaboración empresarial son adecuadas para la organización, TI tiene la responsabilidad de administrarlas y soportarlas.

Las preocupaciones por la seguridad de los datos siguen siendo importantes en la agenda de TI a medida que comienzan su viaje con estas soluciones, pero como la mayoría de estas herramientas están basadas en la nube, TI puede por lo menos estar seguro de que no se necesitarán cambios de infraestructura.

Este artículo se actualizó por última vez en julio 2017

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